Стандартные и прикладные программы обработки текстовой информации. Назначение и классификация программ обработки текстов. Глава ii. компьютерные информационные системы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ГОУ ВПО ТЮМЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Информатика и компьютерные технологии

на тему: Технологии обработки текстовой информации.

Выполнил:

Тынкачёва Л.С.

ФЭУ, БУиА,12, 1 курс

Проверил:

Кушакова Н.П.

Тюмень 2010

Введение......................................................................................................................................... 3

1. Возможности текстовых процессоров.................................................................................... 5

2. Текстовые редакторы................................................................................................................ 7

Текстовый редактор Лексикон..................................................................................................... 7

Текстовый редактор Word Pad..................................................................................................... 8

Текстовый редактор WordPerfect................................................................................................. 9

Текстовый редактор Microsoft Word 6.0................................................................................... 10

Текстовый редактор Notepad++................................................................................................. 11

Текстовый редактор Microsoft Word 2003................................................................................ 12

3. Пользовательский интерфейс Microsoft Word 2010............................................................ 13

4. Общий вид окна Word и основные приемы работы........................................................... 15

Заключение.................................................................................................................................. 17

Библиографический список....................................................................................................... 18

Введение.

Каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки, редактирования, той или иной текстовой информации. Одними из первых программ, созданных для компьютера, были системы обработки текстов или, как их стали называть, текстовые редакторы.

Компьютеры широко используются для подготовки текстовых документов. Для этого применяются специальные программы – текстовые редакторы.

Компьютеры, оснащенные текстовыми редакторами, должны были заменить печатные машинки. Соответственно первые подобные программы имели функции ввода символов, простейшего редактирования текста (стирания, переноса, копирования и вставки) и распечатки полученного документа. Отличие от печатной машинки состояло в возможности сохранения готового текста и его последующего многократного использования. Однако реализация функций печатной машинки не могла удовлетворить пользователей компьютеров. Развитие текстовых редакторов шло очень быстро. К тому же параллельно началась разработка полиграфических (издательских) компьютерных программ. Идеи и находки разработчиков различных систем взаимно дополняли и «подпитывали» друг друга, в результате чего появились не только мощные полиграфические программы, но и «бытовые» текстовые редакторы, которые по своим возможностям лишь немногим уступают профессиональным. Возможности этих программ различны - от программ, для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографическому издательству изданию книг и журналов (издательские системы). Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов.

Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

Существуют различные виды текстовых редакторов:

Редакторы, предназначенные для подготовки документов, содержащих только тест (например, Блокнот). Размер созданного в таком редакторе документа в байтах равен числу символов (букв) в документе. Такие текстовые редакторы могут использоваться для редактирования текстов программ и для подготовки HTML-документов.

Редакторы, с помощью которых можно редактировать и форматировать (оформлять) текст (например, WordPad). Документы, подготовленные в таких редакторах, содержат не только символы текст, но и информацию об их формате, то есть форме представления (размере, выделении курсивом и подчеркиванием и т.д.)

Редакторы, позволяющие готовить комплексные документы, то есть такие, которые содержат не только текст, но и другие объекты – картинки, диаграммы, звук и т.д. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами.

В данном реферате приведены наиболее распространенные или ставшие стандартом в ряде учреждений и организаций редакторы. В данной работе достаточно подробно рассмотрены шесть текстовых редакторов: Лексикон, WordPad, Microsoft Word, Word Perfect, Notepad++, Microsoft Word 2003 а также пользовательский интерфейс Microsoft Word 2010. Цель работы - изучая набор функций, возможностей выбранных текстовых редакторов, пронаблюдать развитие технологии программ, обеспечивающих подготовку и обработку текстовой информации.

1. Возможности текстовых процессоров.

Редакторы текстов программ рассчитаны на редактирование программ на том или ином языке программирования. Редакторы текста, и рассчитаны на тексты программ, и выполняют следующие функции:

Диалоговый просмотр текста;

Редактирование строк программы;

Копирование и перенос блоков текста из одного места в другое;

Копирование одной программы или её части в указанное место другой программы;

Контекстный поиск и замену подстрок текста;

Автоматический поиск строки, содержащей ошибку;

Распечатку программы или её необходимой её части;

Редакторы документов - программы для обработки документов, ориентированные на работу с текстами, имеющие структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т.д. Следовательно, редакторы для обработки документов обеспечивают такие функции, как:

Возможность использования различных шрифтов символов;

Задание произвольных межстрочных промежутков;

Автоматический перенос слов на следующую строку;

Автоматическую нумерацию страниц;

Обработку и нумерацию строк;

Печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);

Выравнивание краев абзаца;

Набор текста в несколько столбцов;

Создание таблиц и построение диаграмм;

Проверку правописания и подбор символов;

Редакторы текстов программ, можно использовать для создания и корректировки небольших документов. Однако при необходимости серьезной работы с документами лучше использовать редакторы, ориентированные на работу с документами.

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Таким образом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии.

Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты.

2. Текстовые редакторы.

Текстовый редактор Лексикон.

Текстовый редактор Лексикон предназначен для обработки несложных документов с текстом на русском и английском языках. У ЛЕКСИКОНА можно выделить следующие функции редактирования текстов:

Просмотр и корректировку текста;

Автоматическое форматирование текста;

Автоматическое разбиение текста на страницы;

Перенос фрагментов текста из одного места в другое;

Создание оглавления разделов документа;

Одновременное редактирование нескольких документов;

Особенностями Лексикона, отличающим его от других текстовых редакторов, являются:

Многооконность (ТП Лексикон имеет 10 окон, в каждом из которых может находиться независимый текст, что позволяет выполнять комплексную обработку сложной системы документации или совокупности программных модулей).

Макропоследовательности (макроклавиши) - программирование макрокоманд позволяет определить часто используемые текстовые конструкции или последовательности команд путем одного нажатия клавиши.

Калькулятор (встроенный экранный калькулятор позволяет производить вычисления с числами по разным основаниям, вычислять арифметические выражения, использовать элементарные функции).

Текстовый редактор Word Pad.

Редактор Word Pad - текстовый редактор, позволяющий создавать и редактировать достаточно длинные тексты.

Редактор Word Pad, входящий в состав Windows, не является достаточно мощным, но с большинством повседневных задач - с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки - Word Pad справляется вполне успешно.

С помощью Word Pad можно:

Работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов;

Сохранять тексты как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word);

Вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

Текстовый редактор Word Perfect.

Текстовый редактор Word Perfect - один из самых популярных текстовых редакторов в компьютерном мире. Word Perfect обладает довольно необычным набором свойств. Используя одни и те же положенные в его основу универсальные принципы, можно с одной стороны довольно просто обрабатывать несложные документы, а с другой - готовить тексты со сложной структурой, иллюстрациями, таблицами и т.п.

Перечислим некоторые основные характерные черты редактора Word Perfect:

Содержит все традиционные действия по редактированию текста

Постоянно поддерживает формат текста

Обладает широким набором встроенных символов

Имеется возможность автоматически строить содержание, списки рисунков и литературы, различные указатели, проставлять колонтитулы и т.д.

Стоит математические формулы, вставляет в текст рисунки, графики, таблицы и т.д.

Текстовый редактор Microsoft Word 6.0.

Microsoft Word 6.0 - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов, а также проверка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Текстовый процессор можно управлять с помощью команд основного меню, команд из контекстного меню и панели инструментов.

Каждый пункт основного меню содержит свое подменю, для выполнения различных действий в текстовом редакторе.

Текстовый редактор Notepad++.

Notepad++ это редактор текстовых файлов с поддержкой синтаксиса большого количества языков программирования. Программа располагает широким набором опций и отличается минимальным потреблением ресурсов процессора.

Среди продвинутых опций Notepad++ - опция подсветки текста и возможность сворачивания блоков, согласно синтаксису языка программирования. Пользователь может самостоятельно определить синтаксис языка программирования. Есть возможность настроить режим подсветки. Доступно выделение цветом директив и операторов языка программирования.

Notepad++ обеспечивает возможность одновременного просмотра и редактирования нескольких документов. Также Вы можете просматривать и редактировать в двух окнах отображения один и тот же документ в разных местах. Изменение документа в одном окне просмотра будет автоматически перемещено во второе окно просмотра (т.е. вы редактируете один документ, который имеет клона во втором окне просмотра).

Другие возможности Notepad++:

· Авто-завершение набираемого слова.

· Возможность создания собственного списка API функций (или скачать его со страницы загрузки).

· Поддержка регулярных выражений Поиска/Замены.

· Полная поддержка перетягивания фрагментов текста.

· Динамическое изменение окон просмотра.

· Автоматическое определение состояния файла (уведомление об изменении или удалении файла другой программой - с возможностью перезагрузить файл или удалить его из программы).

· Увеличение и уменьшение (масштабирование).

· Поддержка большого количества языков.

· Листинг программ можно печатать в цвете - так, как вы видите на экране в окне редактирования.

· Заметки о документе.

· Выделение скобок при редактировании текста.

· Запись макроса и его выполнение.

Текстовый редактор Microsoft Word 2003.

Текстовый редактор Microsoft Word на сегодняшний день является одной из лучших профессиональных программ для обработки текста. Он также представляет собой удобную издательскую систему для верстки и макетирования книг и периодических изданий.

Microsoft Office - пакет, предназначенный для выполнения различных операций с документами. В отличие от других аналогичных по функциям программ приложения, входящие в Microsoft Office, интегрированы в единую систему, что обеспечивает их эффективную работу с документами, включающими разные по типу элементы (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Современные текстовые редакторы могут выполнять следующие функции:

Запоминать и вставлять символы или фрагменты текста;

Использовать большое количество различных шрифтов

Автоматически переносит по слогам слова, не умещающиеся в строке;

Проверять и исправлять орфографические и синтаксические ошибки;

Заменять повторяющие слова синонимами;

Вставлять иллюстрации, включая фотографии;

Автоматически заменять символ, слово или фрагмент во всем тексте;

Вставлять таблицы и диаграммы;

Автоматически нумеровать страницы;

Автоматически создавать сноски, алфавитный указатель и оглавление;

Форматировать текст в виде газетных колонок;

Устанавливать размер печатной страницы, полей и отступов и т.д.

В различных редакторах предусмотрены и другие возможности, в частности и встроенный язык программирования, позволяющий автоматизировать многие операции. Любой текстовый редактор позволяет сохранить информацию в виде документы и распечатать ее на бумаге, однако Word умеет гораздо больше.

Word - многофункциональная программа для редактирования текстов и графики, создания веб-страниц и обработки документов, в которые, кроме того, легко вставить доже аудио- и видеофрагменты. С помощью Word можно создавать практически любые документы, публиковать их в электронном виде или выводить на печать в виде бумажных копий.

3. Работа с Microsoft Word 2010.

Теперь подробно рассмотрим некоторые команды меню:

1. Меню «Файл»

2. Меню «Главная»

3. Меню «Вставка»

4. Меню «Разметка страницы»

4. Общий вид окна Word и основные приемы работы с документами.

Первая строка основного окна, являющаяся строкой заголовка, содержит название пакета – Microsoft Word.

Строка меню, начинающаяся со слова “Файл”, содержит названия главных режимов меню, каждый из которых в свою очередь раскрывается в список команд. По умолчанию при создании нового документа панель инструментов всегда изображается на экране, но при желании панель инструментов можно убрать с экрана. На экране можно отразить ту или иную панель в зависимости от потребности.

Ниже панели инструментов располагается окно документа. В строке заголовок документа выводится имя документа, точнее, имя файла, в котором он находится. По умолчанию новым документам присваиваются имена. При дальнейшей работе имена документов можно изменить.

Следующая строка называется линейкой. Эта строка позволяет увидеть и изменить положение отступов и табуляторов для текущего абзаца текста. Ниже линейки форматирования располагается рабочая зона, в которую вводятся текст, формулы, иллюстрации и другие объекты документа.

Предпоследняя строка экрана содержит линейку горизонтальной прокрутки. Она позволяет просматривать правую часть широкого документа, не поместившуюся в окне. Перемещение окна по горизонтали вдоль страницы документа осуществляется с помощью кнопок со стрелками и движка. Справа от этой линейки в той же строке экрана расположены кнопки для перелистывания страниц большого документа в обе стороны и установки первой или последней страницы.

В правой части экрана расположена линейка вертикальной прокрутки для просмотра длинных документов.

В последнюю строку экрана - строку состояния выводится вспомогательная информация об активном документе (номер текущей страницы и их общее количество).

Для запуска необходимо щелкнуть по пиктограмме данного приложения. Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. При создании нового документа в Word мы видим пустое окно для ввода.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст.

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собственном окне.

Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно заключается в легкости копирования или перемещения текста из одного в другое, что упрощает создание двух различных версии одного базового документа или заимствовании из существующего документа при построении нового.

Заключение.

Редакторы документов - это наиболее широко используемый вид прикладных программ.

Текстовые редакторы имеют множество режимов, команд и особенностей, не вошедших в данную работу. Невозможно описать в рамках одной работы все особенности поведения программ, требующих подчас от пользователя большой сноровки и опыта. Множество тонких вопросов верстки, таких как выравнивание по вертикали, или особенностей набора формул, таблиц и сложных индексов само по себе заслуживает отдельного рассмотрения.

Таким образом, пронаблюдали своего рода «эволюцию» программ, позволяющих пользователю работать с текстовыми файлами: от простого текстового редактора, предлагающего минимальный необходимый набор функций по созданию и обработке текстовых файлов, с помощью которого можно производить лишь базовые операции с текстом, до современного текстового процессора Microsoft Word, содержащего огромный набор всевозможных функций и возможностей, позволяющих создавать документы очень высокого качества. Соответственно, разница между документами, созданными в этих редакторах, будет огромна. Понятие «текстовый редактор» уже не удовлетворяет возможностям таких программ как Microsoft Word - в данном случае вводится новый термин - текстовый процессор.

Постоянное развитие и совершенствование текстовых процессоров максимально приближает их по возможностям к издательским программам. Именно это и пронаблюдали на примере современного текстового процессора Microsoft Word, занимающего едва ли не главное место в автоматизированном офисе.

Библиографический список:

1. IBM PC для пользователя. Под редакцией В.Э.Фигурнов, Москва, 2007 г.

2. Агафонова И.В., Дмитриева О.В. Эволюция шрифтов замены: идеи и механизмы. Часть 1. - СПб.: Изд-во ЦПО "Информатизация образования", 2006, N5, С. 9-15.

3. Богомолова О. Практические работы по MS Excel на уроках информатики. Методическое пособие. - М.: Изд-во "БИНОМ. Лаборатория знаний", 2004. - 119 с.

4. Дуванов А.А. Азы информатики. Пишем на компьютере. Книга для ученика. Серия "Азы информатики". - СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 352 с.: ил.

5. Самоучитель работы на компьютере. Ms Windows XP Home Edition. Под редакцией А.Журин Москва 2006г.

6. Современный редактор текстов. Под редакцией А.Н.Лучника Москва 2004 г.

В современном нельзя обойтись без работы с информацией на компьютере. Основными помощниками в этом являются текстовые редакторы. Компьютеры отлично помогают ускорить работу, быстро отредактировать текст, исправить ошибки.

Существует несколько типов редакторов текста. Например, можно воспользоваться на компьютере или ноутбуке блокнотом. Но у него ограниченные возможности, поэтому в нем удобнее всего писать просто заметки или подготавливать HTML-документы. Есть еще один редактор — WordPad. Помимо обычного редактирования информации в нем можно менять размер шрифта, выделение курсивом и подчеркивание. Существует еще один вид текстовых редакторов. Они многофункциональные. В них можно работать не только с текстом, но и с диаграммами, схемами, звуками. Их называют текстовыми процессорами.

Текстовые процессоры имеют множество возможностей. Они включают в себя вставку, замену, копирование, перемещение разных фрагментов. В них можно составлять списки, менять абзацы, настраивать расположение на странице. Есть удобная функция проверки грамматики и пунктуации. В текстовых процессорах можно построить любую таблицу или диаграмму. Еще одно преимущество- возможность просмотреть, как будет отражаться текст на бумаге перед его печатью. Рассмотрим некоторые из них.

Редактор Лексикон

Он предназначен для работы с документами на английском и русском языках. Такие редакторы подходят для любой компании, потому что есть возможность открыть сразу несколько окон. Следовательно, менять и редактировать текст будет очень удобно. Есть функция макропоследовательности. Программа запоминает определенные действия, и их можно воспроизвести одним нажатием кнопки.

Microsoft Word

Этот редактор знаком почти каждому человеку. Он входит в пакет Microsoft Office. Работать в нем можно на 22 языках. Система работает очень автоматизировано. Может сразу проверять орфографию и пунктуацию, переносить слова, переносить текст. Есть функция автосохранения за определенный промежуток времени. Удобно использовать поиск слова или фразы. Также а Microsoft Word есть расписание и календарь. Еще одно его преимущество — возможность работы с большим количеством текста.

Notepad++

Этот редактор поддерживает сразу несколько языков программирования. В нем можно редактировать сразу несколько документов. Notepad ++ обладает функцией завершения слова, которое вы набираете. Как и в ворде, здесь можно пользоваться поиском и заменой слов. Окна динамически изменяются во время просмотра.
Текст, создаваемый в редакторе может редактироваться и форматироваться. Редактированием является именно преобразование текста. Форматирование тоже преобразовывает элемент, но меняя его форму. Форматирование может быть осуществлено с помощью изменения параметров страницы или форматирования абзацев и символов.

Технологии обработки текстовой информации кратко.

ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

для бакалавров по направлению 150900 – «Технология, оборудование и автоматизация машиностроительных производств»

и студентов специальностей:

151001 «Технология машиностроения»

150401 «Проектирование технических и технологических комплексов»

151002 «Металлообрабатывающие станки и комплексы»

151003 «Инструментальные системы машиностроительных производств»

очной формы обучения

Тула 2005
Лекция 1 (2 часа)

Классынаиболее типичных программных средств

Элементы работы в среде пакета Ms Word 2000

Создание, редактирование и печать документов

Настройка панелей инструментов Ms Word 2000

Программа Acrobat

ВВЕДЕНИЕ

Для массового пользователя ЭВМ наибольший интерес представляет именно прикладное программное обеспечение (ППО), позволяющее непосредственно решать задачи из его предметной области. Учитывая разноплановость решаемых на ЭВМ задач и соответствующего им ППО, рассмотрим классы наиболее типичных программных средств (ПС), ориентированных на широкое применение.

В настоящее время компьютеры находят широкое применение в административном управлении. Одной из таких сфер применения компьютеров является электронный офис . Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники и средств связи. В нее обычно входят такие компоненты, как:

• текстовые редакторы;
• графические редакторы и графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);
• электронные таблицы;
• системы управления базами данных;
• интегрированные пакеты программ;
• электронные записные книжки;
• электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний и др.;
• электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;
• автоматические телефонные справочники, которые можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

Эти ПС в значительной мере определяют основные направления прикладной компьютерной информатики . В этой связи выбраны следующие классы ПС: обработки текстовой, табличной и графической информации; численных и символьных вычислений; СУБД, СУБЗ и экспертные системы , а также средства компьютерной телекоммуникации .

Рассмотрим общие характеристики средств данных групп по наиболее типичным их представителям с акцентом на средства, функционирующие, в первую очередь, на IBM-совместимых ПК.

Средства обработки текстовой информации

Средства данного класса являются одной из составляющих компонент автоматизации учрежденческой деятельности в самом широком смысле ее понимания, позволяя пользователю с максимальными удобствами создавать высококачественные документы различного назначения посредством, в первую очередь, ПК и соответствующего ПО. В настоящее время существует достаточное разнообразие подобных систем, начиная от простейших текстовых Редакторов, ориентированных на работу с простыми ПК, и кончая специализированными издательскими системами, обеспечивающими работу большого издательского коллектива с использованием режима телеобработки и других современных издательских технологий.

Однако средства обработки текстовой информации, несмотря на их весьма широкий спектр, обеспечивают следующие основные функции:

Создание и редактирование текстового документа, включая:

вставки, удаления, копирование, перемещение текста в документе, поиск и замену элементов документа, добавление в документ текстовой и графической информации;

Форматирование и распечатку документов с выбором размеров бумаги и форматов, а также с указанием числа копий и выводимой части документа;

Выравнивание документа и/или его отдельных частей по указанным границам с автоматической обработкой переносов строк;

Возможность создания документа по стандартному шаблону;

Использование различных шрифтов распространенных алфавитов и т.д.;

- размещение в документе таблиц, диаграмм, рисунков и т.д., а также ряд других функций, состав которых определяется уровнем и назначением конкретного ПС. В настоящем разделе кратко остановимся на текстовых процессорах, широко используемых на IBM-совместимых ПК для организации обработки различного рода текстовой информации, акцентируя внимание на наиболее популярных пакетах - Ms Word 6.0 , Word 7.0, Word 97 фирмы Microsoft

Общие сведения о системах подготовки текстовых документов. Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word. Справочная система. Этапы создания текстовых документов. Проверка орфографии. Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема 1. Обработка текстовой информации.

1. Состав пакета MS Office .
2. Общие сведения о системах подготовки текстовых документов.
3. Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word . Справочная система.
4. Этапы создания текстовых документов.
5. Проверка орфографии.
6. Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.
7. Поиск и замена текста.
8. Работа с файлами.
9. Печать документов.

1.1. Состав пакета MS Office .

Интегрированный пакет – набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга, поддерживающих единые информационные технологии, реализованные на общей вычислительной и операционной платформе.

Компоненты интегрированных пакетов могут работать отдельно друг от друга, но основным достоинством пакета является разумное сочетание всех его программ.

Отличительными особенностями данных программ являются:

• полнота информационных технологий – возможность решения большинства задач, встающих перед пользователем;
• однотипный интерфейс для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы, стандартная работа с диалоговыми окнами и т.д.;
• общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии);
• легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета;
• наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;
• способность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.

Интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office , разработанный фирмой Microsoft , рассчитан на пользователей различных категорий и различного уровня подготовленности и предназначен для автоматизации решения задач, которые ежедневно возникают перед сотрудниками в любой организации.

В состав интегрированного пакета Microsoft Office входят:

• текстовый редактор Word , предназначенный для подготовки текстовых документов;
• табличный процессор Excel , предназначенный для обработки числовой информации, представленной в виде таблиц;
• программа презентационной графики PowerPoint , предназначенная для создания мультимедийных презентаций;
• система управления базами данных Access , предназначенная для хранения и оперативной обработки информации;
• программа работы с электронной почтой Outlook ;
• программа Front Page , служащая для создания Web -сайтов;
• панель Microsoft Office , позволяющая запускать программы и переключать управление между ними с помощью одного нажатия кнопки мыши;
• программа Binder , дающая возможность объединять файлы и представлять их объединение в виде компактных подшивок;
• простейший графический редактор Picture Manager , предназначенный для решения задач, связанных с тонировкой изображений, изменения их размеров и поворота на заданный угол и т.д.;
• программа Graph , позволяющая вводить числа и быстро преобразовывать их в диаграмму;
• программа Organization Short , предназначенная для построения организационных диаграмм;
• редактор формул Equation Editor , позволяющий представить на бумаге сложнейшие математические и физические формулы;
• WordArt , позволяющая оформлять символы и числа для использования их при создании эмблем и заголовков;
• галерея иллюстраций ClipArt Gallery , содержащая несколько сотен рисунков.

Программы MS Office используют общие меню, кнопки на их панелях инструментов выглядят одинаково, поэтому, обучаясь работе в одной из этих программ, пользователь приобретает ряд навыков, которые пригодятся при работе в других программах MS Office .

Кроме пакета MS Office на рынке программного обеспечения существуют аналогичные пакеты других фирм, например Lotus Notes/Domino компании Lotus, StarOffice компании Sun, Claris Works и т. д.

Существуют несколько версий пакета Microsoft Office:

• Microsoft Office 6.0;
• Microsoft Office – 97;
• Microsoft Office – 2000;
• Microsoft Office ХР;
• Microsoft Office – 2003;
• Microsoft Office – 2007 ;
• Microsoft Office – 20 1 0 .

Между версиями существуют небольшие различия, но, зная общую концепцию работы с той или иной программой, можно перейти от одной версии к другой.

1.2. Общие сведения о системах подготовки текстовых документов.

Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем перепечатывается заново для получения чистового варианта.

С появлением в 80-е гг. персональных компьютеров положение кардинально изменилось. Подготовка документов, внесение в них исправлений стали гораздо проще. Но для того, чтобы на компьютере можно было набирать текст, на нем должны быть установлены специальные программы. Вначале эти программы были довольно простыми и позволяли только набирать тексты и вносить в них изменения. Такие программы называются текстовые редакторы.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ, поскольку тексты программ не требуют форматирования. Результатом работы текстового редактора становится файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII. Такие файлы называются ASCII-файлами. Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию пишущей машинки. Производительность в данном случае обеспечивается легкостью получения большого числа печатных копий с хранимой в электронной памяти заготовки и возможностью, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов. Одним из текстовых редакторов является редактор Блокнот.

С развитием техники появилась возможность автоматизировать некоторые рутинные операции по обработке текстовых документов, и на смену текстовым редакторам пришли текстовые процессоры.

Текстовые процессоры – это общее название программных средств, предназначенных для создания и обработки текстов. В отличие от текстовых редакторов, позволяющих только набирать и исправлять (редактировать) текст, текстовые процессоры имеют специальные дополнительные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих точное соответствие экранного образа документа его печатной к о пии. Этот принцип по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get – что Вы видите, то и получите);
• предварительное описание структуры будущего документа с помощью специального языка; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок (в конце текста или на той же странице) и т.д.;
• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
• ввод и редактирование таблиц и формул с изображением их на экране в том виде, в котором они будут напечатаны;
• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника;
• возможность совместной работы над одним документом нескольких соавторов с учетом исправлений, внесенных каждым из них.

Почти все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особенные характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и распечатан.

В России сейчас наиболее распространен входящий в состав пакета Microsoft Office текстовый процессор МS Word.

1.3. Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word . Справочная система.

Для запуска программы Word можно воспользоваться кнопкой Пуск. Из появившегося каскадного меню следует выбрать пункт Все программы, а затем Microsoft Office , Microsoft Word 2007. Если на компьютере установлена панель Microsoft Office, то запустить Word можно, нажав мышью на соответствующую кнопку на этой панели.

Изучение любой программы следует начинать со знакомства с ее интерфейсом. Интерфейс – это способ взаимодействия пользователя с программой.

Основными элементами интерфейса программы Microsoft Word 2007 являются:

• кнопка Office – круглая кнопка, которая находится в левом верхнем углу окна;
• панель быстрого доступа – расположена справа от кнопки Office ;
• лента Word 2007 – находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;
• контекстное меню – вызывается щелчком правой кнопки мыши в рабочей области;
• рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой производятся операции с содержимым документа;
• строка состояния – информационно-функциональный элемент, расположенный над нижним краем окна программы;
• линейки;
• полосы прокрутки.

Кнопка Office . С ее помощью открывается меню Office , в котором объединены команды работы с файлами, такие как создать, открыть, преобразовать, сохранить, печать и т.д. Здесь находится также кнопка Выход из Word . Правее в первой строке указывается имя открытого в настоящий момент документа и кнопки управления окном Свернуть , Свернуть в окно , Закрыть .

Панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена рядом с кнопкой Office выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить , Отменить ввод , Повторить ввод . Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.

Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню Другие команды… Откроется окно настроек. Нужный раздел Настройка при этом будет выбран по умолчанию. Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку Добавить . Для удаления ненужной команды, ее надо выделить в правом списке и нажать кнопку Удалить . Кроме того, здесь же можно указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт Для всех документов , или только для определенного документа.

Каждой команде можно назначить сочетание клавиш. Для этого необходимо нажать кнопку Настройка . В появившемся окне Настройка клавиатуры нужно выбрать требуемый пункт меню в списках Категории и Команды . Если этой команде по умолчанию уже назначены сочетания клавиш, то они отобразятся в поле Текущие сочетания . Изменить их можно в строке Новое сочетание клавиш . При этом можно сохранить изменения либо для всех документов (шаблон Normal.dot), либо только для открытого в данный момент в окне текстового редактора.

Лента. Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой-либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Следует сказать, что добавить либо удалить значки на ленте главного меню не представляется возможным.

Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам. Например, Главное меню состоит из следующих групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов. Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню.

Линейки. Горизонтальная координатная линейка помогает отрегулировать положение фрагмента документа на странице. С помощью бегунков можно задавать абзацные отступы. Темные области на линейках показывают поля страницы. Текст можно набирать только в пределах белых областей координатных линеек. Вывести линейку на экран или убрать ее можно флажком Линейка на ленте Вид .

Рабочая область. Именно здесь работают с содержимым своих документов. Область текста может быть отмечена границами. Эти границы устанавливаются и убираются командой: кнопка Показывать содержимое документа  Показывать границы текста . Наличие флажка в этом поле делает границы области текста видимыми.

Полоса прокрутки. Бегунок и кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют листать документ. Этот процесс иногда называют скроллингом, а полосу прокрутки – полосой скроллинга.

Строка состояния. По умолчанию в этой строке (в левой части) указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество слов, язык ввода текста; (в правой части) - режим просмотра документа, масштаб. Все эти режимы также доступны через ленту Вид . Чаще всего наиболее удобным является режим Разметка страницы . Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.

Для получения необходимой информации по работе с программой служит пункт меню Справка (F 1). При этом с ней можно работать как с каталогом и использовать строку поиска.

1.4. Этапы создания текстовых документов.

Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить:

• набор текста;
• редактирование введенной информации;
• форматирование (оформление) отдельных частей документа;
• вывод документа на печать;
• сохранение документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Набор текста. Основным инструментом ввода текста документов является клавиатура. Вводимый текст располагается в текстовом окне. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком – курсором. В строке состояния всегда отображается информация о текущем положении курсора. МS Word поддерживает два режима ввода – вставки и замены. Для переключения между этими режимами используется клавиша Insert на клавиатуре или двойной щелчок мыши на индикаторе ЗАМ в Строке состояния. При включенном режиме замены символов индикатор ЗАМ выделяется черным шрифтом. Если Word не реагирует на клавишу Insert , то необходимо выполнить команду кнопка Office  кнопка Параметры Word  Дополнительно  Использовать клавишу INS для переключения режима вставки и замены . Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Клавиша Васksрасе удаляет символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся справа от курсора.

Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Иногда в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. В этом случае необходимо выполнить Символ на ленте Вставка. В появившемся окне выбрать нужный шрифт (например, Wingdings, Webdings , Symbol ) и щелкнуть на нужный символ.

Если для работы с документами используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу Пробел в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, которые вносятся в текст документа программой Word автоматически для выравнивания длины строк. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жёсткий» конец строки. «Жёсткий» признак конца строки создается при нажатии клавиши Еnter для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое положение. Признак конца строки не всегда показывается на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки, присутствующие в документе, можно нажать на кнопку Непечатаемые знаки на панели инструментов. Отображение непечатаемых знаков бывает полезно при редактировании сложных документов.

При наборе текста следует учитывать правила расстановки пробелов при знаках препинания:

Знак неразрывный пробел запрещает символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т. п. Чтобы поставить «неразрывный» пробел, необходимо одновременно нажать клавиши Сtrl + Shift + пробел .

Правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:

• в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;
• сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;
• сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Редактирование – это проверка и исправление текста при подготовке к печати.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

• добавление фрагментов текста;
• удаление фрагментов текста;
• перемещение фрагментов текста;
• копирование фрагментов текста;
• контекстный поиск;
• контекстная замена.

Форматирование – это процесс оформления элементов документа. Другими словами, форматирование – это процесс изменения значений атрибутов объектов, из которых состоит документ.

1.5. Проверка орфографии.

Операция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (проверка орфографии), а также грамматические ошибки или стилистически неверно построенные фразы (проверка грамматики). Во время проверки орфографии выполняется поиск слов, которых нет в словарях Word . При проверке грамматики используется набор грамматических и стилистических правил. Ошибки подчеркиваются волнистой чертой: орфографические – красной, грамматические – зеленой. Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове открывает контекстное меню, в котором предлагаются варианты правильного написания.

Проверка правописания может выполняться автоматически в процессе ввода текста или с помощью команды Правописание (F 7) (лента Рецензирование ) по окончании ввода. В последнем случае проверка выполняется в пределах выделенного фрагмента или до конца документа с места, отмеченного курсором.

В процессе набора текста можно использовать автоматическую расстановку переносов (лента Разметка страницы  Расстановка переносов  Параметры расстановки переносов  флажок Автоматическая расстановка переносов ). При этом можно ставить принудительные переносы.

В тексте можно также подбирать синонимы к словам (лента Рецензирование  Тезаурус или вызвать контекстное меню на слове, пункт Синонимы ).

1.6. Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.

Для более быстрого и удобного перемещения по документу можно использовать также закладки и гиперссылки.

Чтобы поместить в тексте закладку, нужно установить в соответствующее место курсор, выполнить команду Закладка (лента Вставка) и присвоить имя. Перейти на это место в документе можно в любой момент, используя команды Найти и Заменить (лента Главная ), вкладка Перейти .

Гиперссылка – выделенный объект (чаще фрагмент текста или рисунок), устанавливающий связь с другим объектом. Вставка гиперссылок происходит в диалоговом окне Добавление гиперссылки (команда Гиперссылка ленты Вставка ). При этом можно установить четыре типа связи:

1. связать с местом в документе (для этого в документе должны быть правильно оформленные заголовки и закладки);
2. связать с файлом или web -страницей;
3. связать с новым документом (нужно указать имя создаваемого документа, его тип и полный адрес);
4. связать с электронной почтой (указываем адрес электронной почты).

Редактирование (удаление) гиперссылок производится командой Изменить гиперссылку (Удалить гиперссылку ) в контекстном меню. Перейти по гиперссылке можно, щелкнув по ней при нажатой клавише Ctrl .

1.7. Поиск и замена текста.

В документах Microsoft Word можно осуществлять поиск – лента Главная  Найти... (С trl + F ) – или поиск и замену – лента Главная  Заменить... (С trl + H ) – текста, форматов (шрифт, абзац, язык, стиль), различных специальных символов (маркер абзаца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.).

Кнопка Больше разворачивает окно и дает доступ к дополнительным критериям поиска. Кнопка Меньше сворачивает окно.

В поле со списком Найти указывается образец поиска, в поле со списком Заменить на : – образец замены. Объектом поиска и замены является группа символов с учетом или без учета формата – шрифт, абзац, язык, стиль. Для использования расширенного набора критериев поиска шаблона устанавливается флажок Подстановочные знаки . При этом поиск образца ведется с учетом или без учета регистра (прописные и строчные буквы могут не различаться между собой), введенный образец поиска рассматривается как одно слово или часть слова.

Кнопка Снять форматирование позволяет снять форматирование образцов, указанных в полях со списком Найти и Заменить на:. Направление поиска по отношению к текущей установке курсора в тексте документа указывается в выпадающем списке Направление (Вперед, Назад, Везде).

Кнопка Найти далее ищет или выбирает следующее вхождение текста или формата, указанное в поле со списком Найти . Кнопка Заменить заменяет найденный образец на текст или формат, помещенный в поле со списком Заменить на: , и ищет следующее вхождение. Кнопка Заменить все ищет все вхождения текста или формат из поля со списком Найти и заменяет их на текст или формат из поля со списком Заменить на: без предварительных запросов.

Процедура контекстной замены используется, если необходимо заменить в документе один несколько раз встречающийся фрагмент на другой. Если слово встречается в документе в разных падежах, то при замене возможно неправильное употребление заменяющего слова. Без проблем друг на друга заменяются только слова, изменяющиеся по одинаковым правилам.

По умолчанию Word не учитывает регистр букв при поиске. Если флажок Учитывать регистр установлен, то Word найдет слова, в точности соответствующие указанному образцу для поиска.

Флажок Только слово целиком позволяет пропускать включения, соответствующие указанному образцу для поиска, если они являются частью слова. Этот параметр может оказаться полезным при поиске слов, часто являющихся фрагментами других слов. Например, слово «дом» встречается в таких словах как «домашний», «домовой», «бездомный» и т.д.

Флажок Произносится как полезен, если написание искомого слова вызывает сомнения. В этом случае можно ввести слово так, как оно слышится, а Word автоматически найдет такое слово. Например, «инженер» – «инженер».

Флажок Все словоформы используется для поиска всех грамматических форм указанного слова, например, множественного числа – «машина» – «машины».

Кнопка Формат позволяет выполнять поиск определенных параметров форматирования текста (шрифт, абзац, язык, параметры рамки и т.д.).

Microsoft Word позволяет эффективно сократить объем вводимого с клавиатуры текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно, коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием «.до». Соответственно вместо «диалоговых окон» использовать «.дн», а вместо «диалогового окна» — «.да». Точка перед символами ставится специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов, таких как «да».

Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Автозамена (Кнопка M i crosoft Office  кнопка Параметры Word  пункт меню Правописание  кнопка Параметры автозамены ). Для этого надо установить флажок Заменять при вводе , ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить , а замещающую комбинацию – в поле На: , после чего пополнить список автозамены щелчком по кнопке Добавить .

1.8. Работа с файлами.

Существует три способа создания нового документа:

Способов сохранения документов также три.

Первый способ сохранения относится к сохранению нового (созданного) документа. При таком сохранении можно использовать любую из команд:

В результате выполнения любой из этих команд появится диалоговое окно Сохранение документа .

В этом окне необходимо выбрать папку, в которую сохранится документ, и ввести имя документа. При вводе имени нужно придерживаться следующих правил:

• имя файла может содержать до 255 символов; оно может быть значительно короче, вплоть до одного символа;
• имя файла может сопровождаться расширением произвольной длины (но не более 255 символов вместе с именем). Расширение – это произвольные символы, которые появляются после последней точки в имени файла. Стандартным расширением для документов Word 2007 является.doc x ;
• в имени файла можно использовать любые буквы от А до Z и от А до Я, а также цифры от 0 до 9;
• в имени файла можно использовать следующие специальные символы $, %, -, _, @, ~, !, ^, #, &, +, ;, =;
• можно использовать квадратные скобки, фигурные скобки, одинарные кавычки, апострофы и круглые скобки;
• в имени файла можно использовать несколько точек. Программы семейства Office автоматически добавят к указанному вами имени с точками завершающую точку, отделяющую имя от расширения и само расширение.

Здесь же в поле тип файла выбирается необходимый вариант раскрывающегося списка:

• документ Word – текущий документ сохраняется в формате Word 2007 (расширение docx );
• документ Word с поддержкой макросов – формат Word 2007 с поддержкой макросов (расширение docm );
• документ Word 97-2003 – совместимый с форматом предыдущих версий – с 1997 по 2003 – Word (расширение doc );
• шаблон Word – документ сохраняется как шаблон Word 2007 (расширение dotx );
• шаблон Word с поддержкой макросов – также как шаблон Word 2007, но с поддержкой макросов (расширение dotm );
• шаблон Word 97-2003 – шаблон, совместимый с форматом предыдущих версий – с 1997 по 2003 – Word (расширение dot );

Второй и третий способы сохранения относятся к сохранению открытого (т.е. ранее созданного и сохраненного документа, называемого документом-оригиналом), а затем измененного документа.

Второй способ – сохранение измененного документа-оригинала. Для этого можно использовать любое из приведенных ниже действий:

При таком сохранении диалоговое окно Сохранение документа не появляется, а изменения вносятся в документ-оригинал.

Третий способ – сохранение измененного документа-оригинала в документе с другим именем. При таком сохранении документ-оригинал не изменяется. Это сохранение выполняется командой Сохранить как... меню Office . После выполнения команды появится диалоговое окно Сохранение документа , в котором измененному документу-оригиналу присваивается новое имя.

В том случае, если вы не сохранили новый документ или внесенные в документ-оригинал изменения, то при попытке закрыть окно программы или окно документа появится информационно-диалоговое окно Microsoft Word .

Если документ новый, то при нажатии на кнопку Да появится диалоговое окно Сохранение документа .

Если документ ранее сохранялся, то при нажатии на кнопку Да изменения будут внесены в документ-оригинал.

Регулярное сохранение файлов Word может взять на себя. Для этого необходимо выполнить команду Кнопка M i crosoft Office  кнопка Параметры Word  пункт меню Сохранение и поставить отметку автосохранение через каждые n минут. После этого через заданное число минут программа Word будет сохранять проделанную работу. При этом, закрывая документ или выходя из редактора Word , следует обязательно сохранить сделанные изменения, иначе все результаты автосохранения будут утеряны. Если во время работы Word обнаруживает неполадку и перестает отвечать на запросы или происходит аварийное выключение компьютера, то после перезагрузки при повторном запуске М S Word попытается восстановить текущий документ. При этом в области задач Восстановление документов отображается список всех файлов, которые были восстановлены, когда приложение перестало отвечать на запросы.

После имени файла отображается индикатор состояния, показывающий, что было сделано с файлом при его восстановлении.

Область задач Восстановление документов позволяет открывать файлы, просматривать результаты восстановления, а также сравнивать восстановленные версии. После этого можно сохранить лучшую версию и удалить остальные версии либо сохранить все открытые файлы для последующего просмотра.

Существует несколько способов открытия документов:

Если воспользоваться одним из первых трех способов, то появится диалоговое окно Открытие документа . Если четвертым или пятым способом, то диалоговое окно не появится.

Для того чтобы закрыть документ нужно выполнить команду Закрыть меню Office .

1.9. Печать документов.

Получение печатной копии документа является, как правило, одной из основных целей создания документов.

Перед выводом документа на печать удобно заранее познакомиться с тем, какой результат получится. Для этого используют команду Печать  Предварительный просмотр меню Office или кнопку на панели быстрого доступа. Основное назначение предварительного просмотра – показать страницы документа в точности такими, какими они будут на бумаге после печати. Если при этом на последней страницы мало текста, то можно выполнить сокращение документа на одну страницу (кнопка на соответствующей ленте). В результате будет автоматически уменьшен размер шрифта и сокращено количество страниц.

Запустить документ на печать можно командой Печать меню Office (комбинация клавиш Ctrl + P ). При этом есть возможность самостоятельно настроить параметры печати: указать диапазон выводимых на принтер страниц, число копий, имя принтера и т.д.

Для вывода документа на печать можно воспользоваться также кнопкой на панели быстрого доступа. Однако в этом случае невозможно поменять настройки и автоматически будет получена единственная копия всего документа.

PAGE 2

Несмотря на широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

1. Операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавание).

2. Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т.д.

Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.

3. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Программы, предназначенные для обработки текстовой информации, называют текстовыми редакторами (процессорами ).

Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы:

1. К первой относятся простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате.txt. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad (Блокнот ) , и множество аналогичных продуктов других производителей (Atlantis , EditPad , Aditor Pro , Gedit и т.д.).

2. Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами(TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести MicrosoftWorks , Лексикон под управлением Windows.

3. К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры, такие, как Microsoft Word илиStarOffice Writer . Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.

Основными функциями текстовых редакторов (процессоров) являются:

Ввод и редактирование символов текста;

Возможность использования различных шрифтов символов;

Копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

Контекстный поиск и замена частей текста;

Задание произвольных параметров абзацев и шрифтов;

Автоматический перенос слов на новую строку;

Автоматическую нумерацию страниц;

Обработка и нумерация сносок;

Создание таблиц и построение диаграмм;

Проверка правописания слов и подбор синонимов;

Построение оглавлений и предметных указателей;

Распечатка подготовленного текста на принтере и т.п.

Также практически все текстовые процессоры обладают следующими функциями:

Поддержка различных форматов документов;

Многооконность, т.е. возможность работы с несколькими документами одновременно;

Вставка и редактирование формул;

Автоматическое сохранение редактируемого документа;

Работа с многоколоночным текстом;

Возможность работы с различными стилями форматирования;

Создание шаблонов документов;

Анализ статистической информации.

Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office.

Аналогичные MS Office программы - OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect, Apple Pages .