Программы коллективной работы в интернете. Совместное редактирование и совместная работа над документами. Создание и открытие документов для совместного редактирования
Мы продолжаем публиковать корпоративное учебно-методическое издание (КУМИ), которое является наполнением учебной программы «Интернет-технологии для администратора образовательного учреждения», официально утвержденной Методическим Советом ФИО в апреле 2003 года. Это пособие предназначено для преподавателей региональных центров ФИО, проводящих обучение слушателей по данной программе. Над КУМИ работали преподаватели Самарского регионального Центра ФИО .
Работа публикуется по инициативе Самарского регионального Центра ФИО. Текст представлен в авторской редакции.
____________________________________________
Коллективная работа в Интернет
Служба телеконференции Usenet
Основные понятия:
UseNet – это вид сервиса Интернет, который позволяет всем пользователям сети участвовать в групповых дискуссиях, которые называются телеконференциями . Первоначально UseNet была задумана для обмена технической информацией, однако вскоре она стала системой с гораздо более широким применением. Были организованы телеконференции по самым различным проблемам и направлениям: политика, социальная жизнь, образование, спорт и т.д. В настоящее время UseNet поддерживает порядка 100 тысяч различных телеконференций, и это число продолжает увеличиваться.
Основные идеи UseNet заключаются в том, что их пользователи пишут материалы для того, чтобы познакомить с ними других заинтересованных пользователей. Эти материалы называются статьями или сообщениями. Сообщения, посылаемые на телеконференцию, становятся доступными для всех участников этой телеконференции.
Чтобы стать участником телеконференции на нее нужно подписаться. Сообщения, поступающие на телеконференцию, рассылаются всем ее пользователям с использованием средств электронной почты. Просматривая полученные сообщения, каждый пользователь может отметить автору сообщения или послать свои замечания или соображения всем участникам. Таким образом, UseNet позволяет привлечь к обсуждению конкретных проблем гигантское число заинтересованных пользователей Internet . От подписки на телеконференцию можно отказаться
Управлением телеконференций никто специально не занимается. После создания телеконференции она становится доступной другим пользователям. Исключение составляют специально создаваемые дискуссионные группы, работающие под управлением ответственного лица- модератора телеконференции.
Не существует никаких формальных правил, касающихся используемого в статьях языка. Однако имеются общие принципы и этические формы, принятые сообществом UseNet . И хотя нет реального механизма заставить следовать этим принципам, но от Вашего поведения будет зависеть отношение к Вам других пользователей UseNet .
Для дифференциации телеконференций используется система имен, строящихся по иерархическому принципу. Имя телеконференции состоит из нескольких частей разных уровней, каждая из которых несет определенную информацию о телеконференции.
Первый уровень в имени – это основнойидентификатор, который сообщает о категории телеконференции . Наиболее распространены следующие идентификаторы: biz - бизнес, comp - компьютеры, news - новости, rec - развлечения, sci - наука, soc - социальные темы, talk - ориентация на дискуссии, misk - другие темы, alt - группы более вольного содержания. После основного идентификатора имени телеконференции идет идентификатор следующего уровня, который определяет тематическую область , затем могут идти и другие идентификаторы уточняющие назначение телеконференции .
Например, sci . biology – имя научной телеконференции, посвященной проблемам биологии.
UseNet построена с использованием архитектуры «клиент-сервер». В качестве сервера используется сервер групп новостей, а в качестве клиента - специальная программа, позволяющая подключаться к серверу и получать доступ к телеконференциям. Имеется большое число различных серверов и клиентов. В качестве клиента можно использовать программу MS Outlook Express или любую другую программу для работы с телеконференциями. Большое число таких программ можно бесплатно скачать из сети Интернет t . Например, Forte Free Agent по адресу www . forteinc . com .
Упражнение 1. Поиск серверов новостей и телеконференций.
Цель упражнения:
Освоение основных приемов поиска серверов новостей и телеконференций с целью активного обсуждения в сети профессиональных и лично значимых проблем.
Задание:
Найти не менее 5 серверов новостей и телеконференций по выбранной тематике.
Порядок выполнения:
Примечание . Для поиска можно использовать специальные поисковые системы. Например, поисковую систему по адресу www . newzbot . com . Все сервера различаются списками и количеством телеконференций, к которым они обеспечивают доступ.
1. Запустить браузер Microsoft Internet Explorer и задайте адрес службы newzbot .
2. В окне поиска ввести запрос free news servers в результате будет выдан список серверов, к которым можно подключаться для доступа к телеконференциям. Выберите имена не менее 5 серверов.
3. Осуществите поиск имен телеконференций по нужной тематике. Выберите не менее 5 телеконференций.
4. Сформируйте документ с результатами поиска в формате MS Word .
5. Попробуйте для поиска использовать готовые тематики, указанные на странице поисковой службы под окном поиска.
Упражнение 2. Настройка клиентской программы Microsoft Outlook Express для работы с телеконференциями.
Цель упражнения:
Формирование навыков настройки почтового клиента для подключения к серверу телеконференций.
Задание:
Настроить программу Microsoft Outlook Express для доступа к телеконференциям.
Порядок выполнения:
1. Запустите программу Microsoft Outlook Express .
2. В меню Сервис выберите команду Установка учетной записи . В появившемся окне выберите закладку Новости и нажмите кнопку Д обавить .
Здесь можно задать имя любого из найденных серверов. Например:
- news - hub . samara .
- netnews.kraft-s.ru
- bolzen.logivision.net
- news.savvis.net
- proxy . dwgd . ru
7. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово . При закрытии окна задания учетной записи вам будет предложено загрузить список доступных телеконференций.
8. На следующем этапе необходимо подписаться на несколько телеконференций из предложенного списка. Русскоязычные телеконференции находятся в группах relcom и fido .
Упражнение 3. Чтение новостей и отправка сообщений в телеконференцию.
Цель упражнения:
Формирование навыков чтения и отправки сообщений в телеконференции.
Задание:
Примите участие в обсуждении профессионально значимой для вас проблемы в одной из телеконференций, познакомившись с некоторыми статьями и отправив свое мнение по обсуждаемому вопросу.
Порядок выполнения:
1. Для чтения сообщений в какой-либо из ранее выбранных телеконференций щелкните на названии этой конференции на Панели папок . В результате MS Outlook Express загрузит список сообщений и отобразит их в верхней части основного окна.
2. Просмотрите список сообщений. Для просмотра очередного нужно щелкнуть на его названии в основном окне. Содержимое соответствующего письма автоматически отобразится в нижней части экрана. Просмотрите некоторые из них.
3. Для отправки сообщения помощью программы MS Outlook Express нужно щелкнуть мышью на названии телеконференции, в которую вы хотите отправить сообщение.
4. Нажмите кнопку С оздать сообщение .
5. Заполните бланк письма и отправьте его, нажав на соответствующую кнопку . Через некоторое время ваше сообщение появится на телеконференции.
6. По возможности отправьте несколько сообщений.
Упражнение 5*. Подготовка и отправка ответа на сообщение.
Цель упражнения:
Формирование навыков ведения дискуссий в телеконференциях.
Задание:
Примите участие в обсуждении профессионально значимой для вас проблемы в одной из телеконференций, ответив ее участникам.
Порядок выполнения:
Примечание. Просмотрев очередное сообщение, Вы можете отправить ответ на это сообщение. Можно ответить непосредственно автору просмотренного сообщения или отправить ответ в группу. В первом случае Ваш ответ получит только автор сообщения, а во втором все участники телеконференции.
1. Отправьте не менее одного ответа в группу и автору. Для отправки в группу нажмите кнопку О тветить в группу , а только автору - Ответить отправителю .
Упражнение 6**. Работа с телеконференциями с использованием WWW - сервиса.
Цель упражнения:
Формирование навыков работы с телеконференциями с использованием WWW - сервиса.
Задание:
Организуйте просмотр статей в телеконференциях с помощью браузера Microsoft Internet Explorer .
Порядок выполнения:
Примечание. Для работы с телеконференциями можно использовать обычный WWW - сервис. Для этого можно использовать специальные серверы Интернет. Например, http:// www . groups . google . com позволяет получить доступ не менее чем к 10 000 телеконференций. Причем, если вы не собираетесь писать сообщения, то вам не понадобится наличие адреса электронной почты.
1. Осуществите подключение к указанному выше серверу через программу браузер Microsoft Internet Explorer .
2. Осуществите поиск нужных телеконференций. Найдите не менее 3-х.
3. Осуществите просмотр сообщений по нужной тематике.
Форумы. C hat-сессии
Основные понятия:
Одним из наиболее активно используемых способов асинхронного общения в сети Интернет являются Форумы.
Форум (от английского forum – свободная дискуссия ) - динамические Web -страницы, сопряженные с базами данных, предоставляющие возможность пользователям дистанционно (а при желании и анонимно) формулировать свои запросы, напрямую общаться друг с другом в асинхронном режиме.
Альтернативными формами организации общения пользователей сети Интернет являются чат-конференции (чат-сессии).
Служба IRC ( Internet Relay Chat , от английского chat - беседа, болтовня) предназначена для прямого общения нескольких человек в режиме реального времени. Иногда службу IRC называют чат-конференциями или просто чатом . В русском языке синонимическое название службы IRC - полилог .
Практически каждый региональный центр Федерации Интернет Образования предоставляется возможность продолжить общение с преподавателями центра и между собой, обсуждая насущные профессиональные проблемы на форумах и в чат-конференциях.
Упражнение 1. Анализ возможностей сетевого взаимодействия посредством форумов на конкретном примере.
Цель упражнения:
Формирование первоначального представления о средствах коммуникативного взаимодействия в асинхронном режиме.
Порядок выполнения:
Internet Explorer с помощью значка на Рабочем
2. Откройте главную страницу сайта Самарского регионального центра Федерации Интернет Образования (осуществите переход по ее URL -адресу http://www.fio. samara .ru).
- Чат на нашем сайте;
- Форум;
- Гостевая книга.
Упражнение 2. Объявление новых тем для обсуждения на форуме и отправка сообщений в тему.
Цель упражнения:
Формирование навыков коммуникативного взаимодействия в асинхронном режиме.
Задание:
Примите участие в обсуждении проблем, связанных с управлением образовательными учреждениями, на одном из образовательных форумов.
Порядок выполнения:
1. Запустите клиентскую программу браузер Internet Explorer с помощью значка на Рабочем столе или соответствующей кнопки на панели задач.
2. Откройте главную страницу сайта Московского центра Федерации Интернет Образования (осуществите переход по ее URL -адресу http://www.center.fio.ru).
4. Объявите тему для коллективного обсуждения. Для этого в нижней части страницы нажмите на кнопку Новое сообщение .
|
5. После заполнения полей формы следует отправить сообщение, воспользовавшись кнопкой О тправить сообщение .
6. Вернитесь к списку тем, среди которых будет тема, объявленная Вами. Предложите Вашим коллегам принять участие в ее обсуждении on - line .
7. Примите участие в обсуждении тем, предложенных Вашими коллегами. Перейдите по названию заинтересовавшей Вас темы на страницу Сообщение в форум . Прочтите «расшифровку» темы, изложенную автором в сообщении, и заполните поля формы ответа на него. По нажатию кнопки сообщение будет размещено на странице сайта.
8. Проведите обзор форума на сервере информационной поддержки Единого государственного экзамена http://www.ege.ru .
Упражнение 3. Синхронное сетевое взаимодействие посредством чат-сессий.
Цель упражнения:
Формирование навыков коммуникативного взаимодействия в синхронном режиме.
Задание:
Примите участие в обсуждении проблем, связанных с информатизацией образования в чат-конференции.
Порядок выполнения:
1. Для участия в чат-конференции перейдите на соответствующую страницу сервера, рекомендованного преподавателем .
Примечание . Перед началом пройдите регистрацию. Вам придется указать свое имя (Nickname), возможно, пароль и дополнительные параметры (например, цвет букв для вывода Вашего сообщения).
3. Коллективно обсудите целесообразность использования синхронных коммуникативных технологий в деятельности руководителя образовательного учреждения.
Неудивительно, что в последнее время все больше людей предпочитают работать из дома, или просто отказываются от командировок и предпочитают поддерживать контакт, используя средства удаленной работы. Именно поэтому вы решили опубликовать обзор инструментов для этого.
- Ta-da List
Ta-da List — это инструмент для групповой работы со списками. Если вам нужно поддерживать списки внутри команды — это самый подходящий инструмент, который хорошо делает свою работу, но при этом не перегружен функционалом. - TimeBridge
TimeBridge — это система управления расписаниями, которая интегрируется с Google Calendar, Exchange и Outlook и облегчает управления расписаниями встреч между живущими в разных часовых поясах людьми. - Campfire
Campfire — еще одно детище создателей Basecamp и Backpack, web-приложение, которое объединяет функции чата и службы мгновенных сообщений, которое создано специально для бизнес-применения. Бесплатная версия разрешает одновременное участие не более чем 4-х пользователей, но част этого вполне достаточно. - Google Docs & Spreadsheets
Главный элемент любого списка инструментов для групповой работы. — это, наверное, один из лучших на сегодняшний день инструментов для групповой работы. Вы можете как редактировать тексты, так и работать с таблицами вместе со своими коллегами. - Writeboard
Если же вы ищите что-то попроще, чем инструменты Google, то вам, безусловно, может понравиться Writeboard — легкое и простое web-приложение, отлично работающее с историей изменений, и позволяющее совместно работать над простыми документами простым и понятным способом. - Evernote
Evernote — чудесный инструмент для сохранения всевозможных заметок, имеет возможности совместной работы, так что вы можете отправлять документы от пользователя к пользователю. таким образом можно даже написать целую книгу совместно с другими авторами. Для этого можно, конечно, использовать и Google Docs, но там нет таких возможностей по созданию заметок и цитат из самых разных источников. Хотя возможно совместное использование Google Notebook и Google Docs для тех же целей. - Mixin
Упоминавшийся ранее позволяет использовать лишь время, которое все участники обозначили как свободное, Mixin же берет на себя работу по предложению удобного с точки зрения системы времени для всех. Этот инструмент может служить аккомпанементом для TimeBridge , когда участники никак не могут найти общее для всех свободное время. - Task2Gather
Существует куча online-систем работы с задачами, но — лучше приспособлена для управления проектами и взаимодействия членов команды чем многие, если не все из них. Если вам нужно приложение которое объединяет и средства по работе с персональными задачами и управления проектами в командах, Task2Gather — хороший выбор. - MediaWiki
Wiki уже давно считается чуть ли не самым продвинутым средством групповой работы, сочетая возможности совместного редактирования с возможностями общения, оповещения, групповых рассылок и прочего.
MediaWiki требует при развертывании и настройке под конкретные нужды, но безусловно окупает это своими богатыми возможностями. - Delicious
Если вам приходится работать там, где есть необходимость постоянно оценивать и обрабатывать ссылки в команде, то — лучший инструмент для этого. Добавляя теги вида for:username , вы можете создать список ссылок для просмотра того или иного члена команды, организуя что-то вроде to-do списка. - WordPress
Если же вы ищете блог, хорошо подходящий для коллективного ведения, то WordPress после последних изменений является великолепным выбором. Даже не стоит рекомендовать что-либо другое для поддержки коллективного блога. помимо прочего поддерживает управление версиями и потому позволяет легко откатить ненужные изменения и исправить ситуацию в случае каких-либо неприятностей.
Практически все сервисы предлагают бесплатный тестовый период, во время которого можно попробовать продукт в действии.
Из российских сервисов можно отметить «Мегаплан», са1 т Teamtools.ru, сервис для взаимодействия в процессе разработки графических материалов TheCommentor, таск-менеджеры «Планарий» и Task.ly (управление задачами), а также The Comindwork.
Есть системы, полностью ориентированные на работу с клиентами и базой контактов (CRM). Среди них -- известная Salesforce. Кроме этого сервиса можно отметить Solve360, Highrise, BantamLive и др.
Если компания еще не готова так сильно интегрировать себя в Интернет, то можно попробовать внедрить в рабочий процесс отдельные сервисы, которые предлагает Google. Например, Google Groups позволяет создать отдельную рассылку для отдела маркетинга.
«Мы используем этот инструмент, чтобы вместе оперативно обсуждать новые отраслевые мероприятия, ставя в адресную строку только один и-мейл, не боясь никого упустить! Это значительно экономит время при принятии решений», -- говорит Андрей Талалаев, специалист по онлайн-продвижению бизнес-инкубатора технопарка «Ингрия».
Сервисы Google Spreadsheets и Docs помогут вести таймлайны и редактировать важные документы с одновременным доступом у ним всех сотрудников. И, кстати, эти документы не потеряются и будут доступны из любой точки планеты, где есть доступ в Интернет.
Многие компании -- резиденты бизнес-инкубатора «Ингрия» успешно применяют сервисы коллективной работы. Михаил Захаренков, основатель и генеральный директор компании Exteer, использует систему «Мегаплан», директор компании Binza Games Никита Кабардин применяет Basecamp и Dropbox, а руководитель агентства 2Nova Данис Сулейманов активно использует Redmine, Google Docs и PB Wiki.
Возможность ведения телефонных переговоров по глобальной компьютерной сети между любыми точками мира привлекла внимание практически всех фирм, разрабатывающих программно-аппаратное обеспечение современных персональных компьютеров (ПК). Такой метод телефонии представляется более дешевым, чем рассмотренные выше, поскольку в этом случае необходимо оплачивать лишь пользование сетью Интернет во время телефонного разговора. В случае междугородных и тем более международных переговоров это может быть существенно ниже платы за обычный телефон.
Примерами программного продукта, поддерживающего компьютерную телефонию в Интернет, являются CoolTalk (фирма Netscape), Internet Connection Phone (фирма IBM), Internet Phone (фирма Intel) и др. Как правило, современные продукты такого типа требуют применение стандартных аппаратных аудиосредств ПК – звуковой платы сегодня ею комплектуется практически каждый ПК), микрофона, звуковых колонок или головных телефонов. Речевое сообщение поступает в ПК через микрофон, подключенный к звуковой плате компьютера, и подвергается аналого-цифровому преобразованию (как в цифровой телефонии) с существенным сжатием объема без потери полезной информации. После этого полученная последовательность цифровых символов разделяется на отдельные группы, называемые пакетом данных, каждая из которых снабжается своим порядковым номером и электронным адресом ПК получателя. Полученные пакеты данных друг за другом направляются в компьютерную сеть Интернет. В ПК получателя информации из поступивших пакетов вновь составляется исходная последовательность, и после цифроаналогового преобразования восстанавливается исходное речевое сообщение.
В настоящее время качество такого метода передачи речи пока еще существенно ниже, чем в рассмотренных выше системах телефонии, так как в сети Интернет отсутствует гарантия качества обслуживания. Каждый из пакетов может оказаться доставленным к месту назначения по своему, случайно выбранному маршруту, отличному от маршрутов других пакетов. Конечно, исходная нумерация пакетов гарантирует их составление в месте приема в правильную последовательность, соответствующую исходному сообщению. Однако различие маршрутов доставки всегда приводит к разнице в задержках пакетов при их распространении по сети Интернет. В случае передачи сообщений электронной почты (где также используется метод пакетной передачи) это приведет лишь к небольшому (не более нескольких секунд) увеличению общего времени передачи сообщения, что не скажется на качестве его приема. Но такая задержка недопустима при передаче речевого сообщения в процессе диалога. Попытки восстановить исходное сообщение при неконтролируемых различиях во времени задержки отдельных пакетов обусловливают систематические кратковременные пропадания звука, что резко снижает разборчивость речи.
Предотвратить указанное явление можно путем увеличения пропускной способности каналов Интернет, т.е. использования каналов с большей скоростью передачи информации. Однако это неизбежно вызовет удорожание пользования сетью Интернет. т.е. исчезновение главного преимущества такого метода телефонии. Преодолеть этот недостаток позволит разработка новых, более эффективных методов передачи пакетных сообщений с гарантированным качеством доставки пакетов.
Большинство предлагаемых фирмами программно-аппаратных средств реализует функции, существенно выходящие за рамки собственно телефонной связи. Так, наряду с функцией передачи речи предлагаются: услуги автоответчика; услуги голосовой почты (передача файла, содержащего короткое речевое сообщение, аналогично режиму голосового пейджера); вывод на экран монитора фотографии вызывающего абонента до соединения с ним; возможность проведения многосторонних текстовых телеконференций; обмен в реальном времени текстовыми сообщениями, вводимыми с клавиатуры компьютеров; пересылка заранее подготовленных файлов любого типа (текстовых, графических, в том числе электронных копий документов) в процессе беседы; совместное использование пространства экрана для подготовки и обсуждения различных текстовых и графических документов.
На рис. 3 в качестве примера показано главное меню системы CoolTalk с раскрытым окном для набора адреса вызываемого абонента. При этом возможен набор как адреса электронной почты вызываемого абонента, так и уникального адреса данного компьютера в Интернет (так называемого IP-адреса).
После соединения в основном окне CoolTalk появляется фотография вызванного абонента (рис. 3). Каждый из пользователей CoolTalk предварительно вводит в ПК электронную копию своей фотографии и свои персональные данные в процессе установки соответствующей программы в ПК. (Получение электронной копии фотографии аналогично получению электронной копии любого документа, описанному выше.)
Рис 3 Окно для набора адреса вызываемого абонента в системе CooITalk
На рис 4 также представлено окно для дискуссий в реальном времени с вводом текстовых сообщений с клавиатуры в системе CooITalk Необходимость использования такого режима возникает, например, при желании запротоколировать наиболее важные части телефонной беседы или в случае существенного снижения качества передачи речи.
Сообщения каждого из участников беседы обозначаются в окне (рис 4) путем указания адреса электронной почты соответствующего участника. Рассмотренный режим дискуссий реализуется одновременно с телефонным разговором.
Существенное расширение функций систем компьютерной телефонии связано с использованием так называемой виртуальной аудиторной доски, или «рабочей доски» (White Board), которая во многих случаях является одним из основных инструментов реальных совещаний, семинаров, дискуссий.
Рис 4. Окно для дискуссий CooITalk
«Рабочая доска» дает возможность рисовать от руки, выполнять чертежи, делать пометки произвольного вида влюбой части рабочей области. На рис. 5 показан вид рабочей доски CooITalk. Рабочая область обрамлена пиктограммами, позволяющими выбрать необходимый режим (рисование от руки, изображение стандартных геометрических фигур, установка дистанционной указки, выбор толщины и цвета линий и т.п.). Важной функцией рабочей доски является создание текстовых файлов при их одновременном редактировании обоими участниками сеанса связи, а также совместный просмотр текстовых и графических файлов, скопированных из памяти ПК.
Как и на реальных совещаниях или семинарах при необходимости изображения на аудиторной доске дополнительных иллюстративных материалов, режим рабочей доски предусматривает захват изображения из любой области экрана монитора ПК. Так, одновременно с «рабочей доской» можно вызвать на экран изображение какого-либо предмета, полученное из сети Интернет, и переместить его на «рабочую доску». На рис 5 обсуждаемая структурная схема составлена из символических рисунков, захваченных непосредственно на «рабочем столе» компьютера, т.е. на стандартном экране при использовании операционной системы Windows 95 и выше.
Рис. 5. Рабочая доска CoolTalk
Пример «рабочей доски» CoolTalk на рис. 5 иллюстрирует лишь некоторые дополнительные возможности, предлагаемые системами компьютерной телефонии.
Таким образом, в ситуациях, требующих обсуждения деловыми партнерами, возможно использование самых разнообразных технических средств, реализующих процесс коммуникаций с малыми искажениями, высокой скоростью обмена информацией и достаточной степенью конфиденциальности. Однако новизна и сложность таких устройств обусловливают их высокую стоимость, вследствие чего они будут доступны лишь для круга потребителей, имеющих определенные финансовые возможности.
