Для чего необходим текстовый редактор ms word. Что такое текстовый редактор MS Word? Использование средства автозамены при вводе

2. Текстовый редактор MS-DOS Editor.

MS-DOS Editor является простейшим текстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. В качестве устройства ввода и управления используется клавиатура.

MS-DOS Editor является приложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы «канонического» формата. Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу с буфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можно рассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав с которым, легко перейти к мощному процессору MS Word.

2.1. Работа с MS-DOS Editor.

ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ.

Для запуска MS-DOS Editor необходимо выдать команду MS-DOS:

edit (<имя файла>).

В качестве аргумента командной строки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла.

Чтобы закончить работу с редактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).

Для сохранения файла нужно выбрать команду(File-Save As…). Файлер сохранения отличается от стандартного файлера Windows только отсутствием списка имен файлов. Для перехода в другой каталог того же диска необходимо выделить строку «…» и нажать {Enter}. Для перехода на другой диск достаточно выделить его имя и нажать {Enter}.

Чтобы открыть (загрузить) существующий файл, нужно выбрать команду (File-Open…), а затем – файл, который необходимо открыть.

Чтобы напечатать файл на принтере, следует выбрать команду (File-Print…). Если в файле имеется выделенный фрагмент, редактор предлагает

альтернативу: напечатать этот фрагмент (Selected Text One) или документ целиком (Complete Document).

ОПЕРАЦИИ С БЛОКАМИ (ФРАГМЕНТАМИ) ТЕКСТА.

Блок текста – это непрерывная последовательность символов текстового файла, которую нужно выделить тем или иным способом, в зависимости от соглашений программы. Иногда блок определяется с точностью до строки (т.е. пользователь должен указать первую и последнюю строки блока). Однако чаще применяется более тонкий механизм, позволяющий установить границы блока с точностью до символа (т.е. указать первый и последний символ блока).

Для выделения фрагмента нужно установить курсор на первый символ выделяемого фрагмента. Одновременным нажатием клавиш {Shift} и {Right} «закрашивается» участок текста. Для выделения больших участков (выделение производится с точностью до строки) можно использовать клавиши {Down} и {PgDn}.

Выделенный фрагмент всегда выделяется цветом на фоне основного текста.

Большинство редакторов предусматривает «канонический» набор операций с выделенным фрагментом текста:

· скопировать фрагмент в другое место того же текстового файла;

· переместить (переслать) фрагмент в другое место того же текстового файла;

· удалить фрагмент из файла;

· скопировать или переместить фрагмент в другой текстовый файл;

· напечатать фрагмент.

Операции копирования и перемещения часто выполняются с привлечением специальной области памяти, которую называют по-разному: «карманом», буфером обмена, буфером промежуточного

хранения.

Копирование (перемещение) выделенного фрагмента текста выполняется в два этапа.

1. Сначала надо поместить фрагмент в буфер промежуточного хранения. Для этого необходимо нажать {Ctrl+Ins} (фрагмент копируется в буфер) или {Shift+Del} (фрагмент перемещается в буфер и удаляется из файла).

2. Затем необходимо установит курсор в точку вставки и нажать {Shift+Ins}. Фрагмент появится на новом месте.

Чтобы вставить выделенный фрагмент из буфера в другой файл, достаточно загрузить этот файл, установить курсор в точку вставки и нажать клавиши {Shift+Ins}.

Вместо клавиш быстрого вызова можно использовать соответствующие команды меню (Edit-Copy), (Edit-Cut) и (Edit-Paste).

3. Текстовый редактор WordPad.

Редактор WordPad, входящий в состав Windows, не назвать особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными возможностями форматирования: WordPad не поддерживает даже такую простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям.

Но с большинством повседневных задач – с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки – WordPad справляется вполне успешно.

С помощью WordPad можно:

· работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов;

· сохранять тексты как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word);

· вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

3.1. Интерфейс WordPad.

Запускается текстовый редактор WordPad из меню «Пуск/Программы/Стандартные».

У WordPad – несколько управляющих элементов: Текстовое Меню вверху окна, затем – кнопочная панель операций, еще ниже – панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, - управляющая Линейка.

У каждого из этих элементов свой круг задач.

Текстовое меню, в принципе, просто дублирует возможности, вынесенные на кнопки других панелей. Однако нажать на кнопку проще, чем искать команду в меню, поэтому используется эта панель не слишком часто.

На кнопки Кнопочной Панели вынесены все основные операции,

которые можно проделать с уже готовым текстом – форматирование, операции со шрифтом, сохранение, печать и многие другие. О каждой кнопке стоит рассказать подробнее, ведь именно сними приходится работать чаще всего.

Кнопка Создать новый документ. Можно создать документ в одном из четырех форматов – собственном формате WordPad (файл с расширением *.wri), универсальном текстовом формате TXT (*.txt), «обогащенном» формате RTF (*.rtf) и в формате Microsoft Word (*.doc).

Кнопка Открыть документ. С ее помощью можно открыть уже созданный в любом из указанных выше форматов документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.

Кнопка Печать документа. С ее помощью можно отправить на печать весь документ.

Кнопка Предварительного просмотра – при ее нажатии текст появляется в таком виде, в котором он будет напечатан.

Кнопка Поиск – ищет в документе заданное слово или словосочетание.

Кнопка Вырезать. Ее назначение – убрать в «карман» Windows выделенный фрагмент текста.

Кнопка Скопировать – то же, что и Вырезать, но без удаления фрагмента.

Кнопка Вставить – вставка текста из «кармана».

Кнопка Отменить – отмена последних действий.

Форматирование – это изменение внешнего вида текста или его отдельных элементов, например, начертания шрифтов.

Работа с Панелью Инструментов Форматирования придает

желаемый вид документу.

Меню Шрифтов позволяет выбрать шрифт для текста. WordPad оперирует всеми шрифтами, которые установлены в системе, давая возможность создать очень красивый текст.

Меню Размер шрифта устанавливает размер шрифта (кегль)для всего текста или его выделенного участка.

Четыре следующих значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное (наклонное) и подчеркнутое; последний значок отвечает за цвет шрифта. При определении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров, получая, например, полужирный курсивный синий шрифт или подчеркнутый красный. После нажатия кнопки начертания она как бы «утапливается» в панель: повторное нажатие на нее позволяет снять параметр начертания с выделенного участка текста.

Группа из следующих трех значков определяет вид текста – выравнивание по левому и правому краю, а также по центру.

Последняя кнопка – кнопка Маркеров, вставляющая перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки. Функция Маркеров применяется, в частности, при форматировании списков.

С помощью Линейки можно установить ширину текста, и величину абзацного отступа. Отвечают за это особые объекты – бегунки. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.

Экране и требует сдвига (прокрутки) вверх-вниз или влево-вправо. В нижней части Главного окна Word 2003 находится строка состояния, на которую выводится информация о положении текстового курсора в документе и о текущем режиме работы . Создание оглавления, сносок и колонтитулов Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в...

Комплекс, предназначенный для обучения пользователей, который осуществляет передачу знаний пользователям в зависимости от степени их подготовки и способности усваивать полученную информацию. Концепция электронного документа Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота. Документы являются основным...

И исправления оши­бок в текстах на естественных языках (назовем их автокорректорами - АК, хотя терминология ещё не сложилась) получают все большее распространение. Они используются, в частности, в пакетах WINWORD и EXCEL для проверки орфографии текстовой информации. Говоря точнее, АК производят автоматически лишь обнару­жение ошибок, а собственно коррекция ведется обычно при участии человека. 1. ...

Первичной или первичной вместе со вторичной или только вторичной И. Если это - итог обработки информации, решения задачи, то такая информация называется результативной, результирующей. В процессе решения задач возникает промежуточная информация, которая часто в автоматизированных системах играет самостоятельную роль, определения направления путей завершения решения задачи. Результатная информация...

Во время работы за компьютером мы чрезвычайно часто сталкиваемся с необходимостью создавать, редактировать, оформлять и печатать текстовую информацию. Для этого используются специальные программы. Давайте попробуем разобраться с тем, что такое и для чего он нужен.

Определение

Текстовые редакторы - это специализированные программы, которые позволяют создавать, форматировать, редактировать, сохранять и Помимо самого текста, современные документы могут содержать в себе и другие объекты (таблицы, списки, диаграммы, изображения и т. д.).

Самые популярные программы для работы с текстом

Теперь, когда вы уже знаете, что такое текстовый редактор, можно поговорить о том, какие приложения данной категории пользуются наибольшей популярностью.

Microsoft Word

Наверное, самая распространённая и удобная в использовании программа. Множество настроек, опций, широчайший функционал, поддержка совместной работы и рецензирования.

Open Office

Бесплатная альтернатива пакету ПО MS Office. Текстовый редактор Open Office немного уступает Word в плане функционала и не обладает таким же привлекательным современным интерфейсом, однако в целом для выполнения основных задач весьма неплох.

AbiWord

Поддерживает довольно много различных текстовых форматов, включая doc и rtf. Весит данная программа очень мало, работает достаточно быстро, не «виснет» и соответствует всем требованиям современного пользователя.

GNU Emacs

Многофункциональный бесплатный редактор, адаптированный под работу на разных операционных системах. Основа идеологии Emacs - принципы расширяемости, настраиваемости под требования пользователя и стремления объединить «всё в одном».

Однако, как бы там ни было, самым популярным, надёжным и удобным считается старый добрый Microsoft Word.

Основные возможности MS Word

Что такое и какие функции он может выполнять? Уникальная программа, созданная специалистами компании Microsoft, совершенствовалась на протяжении нескольких десятилетий. Современный MS Word позволяет:

• вводить и редактировать текст с помощью клавиатуры с возможностью последующего сохранения его в памяти компьютера;
• выполнять форматирование информации (менять параметры и оформление текста);
• пользоваться инструментами предварительного просмотра документов в процессе их подготовки к печати;
• обрабатывать несколько документов одновременно;
• проверять правописание, орфографию и пунктуацию на разных языках;
• внедрять в текст графические изображения и диаграммы;
• создавать и добавлять в текст таблицы, редактировать их;
• использовать в документах макросы и т. д.

Что касается недостатков MS Word, то их не так уж много. Однако говоря о том, что такое текстовый редактор, стоит сказать, что далеко не все из них пригодны для тех или иных целей. К примеру, в случае с Word у вас могут возникнуть проблемы при вводе химических формул и сложных математических выражений. Кроме того, данный текстовый редактор не предназначен для изготовления сложной полиграфической продукции (журнальных атласов и т. д.) и для редактирования высококачественных изображений.

Изучаем меню текстового процессора MS Word

Зная, что такое текстовый редактор, вы, конечно же, захотите узнать больше о его возможностях. Получить общее представление о функционале MS Word можно ознакомившись с основными командными вкладками программы:

• Главная. Содержит в себе набор команд, связанных с настройкой абзацев, стилями и выбором шрифтов.
• Вставка. Позволяет внедрить в документ странички, таблицы, ссылки, иллюстрации, колонтитулы, заголовки, символы и текстовые объекты.
• Разметка страницы. Здесь можно найти команды для работы с темами, интервалами между абзацами, фоновыми изображениями. На этой же вкладке расположены инструменты, позволяющие настроить параметры странички и порядок расположения элементов на ней.
• Ссылки. Команды, находящиеся на этой вкладке, пригодятся тем, кто уже знает, что такое текстовый редактор, и работает над созданием серьёзных объёмных работ (содержание, библиографии и цитаты, предметный указатель, заголовки, сноски и т. д.).
• Рассылки. Здесь расположены все функции, которые могут понадобиться вам для создания, предварительного просмотра и рассылки почты.
• Рецензирование. Инструменты для проверки документов (тезаурус, орфография и т. д.). На этой же вкладке вы увидите команды, позволяющие предоставить доступ к документу другим пользователям для проверки, добавить комментарий, отслеживать и обрабатывать изменения, сравнить версии и защитить документ.
• Вид. Эта вкладка отвечает за просмотр документа в разных режимах и возможности просмотра нескольких документов.

В верхнем левом углу можно найти кнопку «Файл», которая открывает главное меню MS Word, команды которого позволяют открывать, сохранять, печатать документы, а также узнать больше об установленной версии программы, о том, что такое текстовой редактор Microsoft Word и перейти к подробной справке. Кроме того, в меню "Файл" можно изменить параметры самой программы, установленные по умолчанию (настройки правописания, автосохранения, темы оформления и т. д.).

По сути, теперь вы знаете, текстового редактора, и без проблем сможете найти нужные вам для работы команды.

Цель:Изучить структуру окна офисного приложения MS Word, научиться вводить текст, копировать и перемещать его фрагменты, работать со встроенными шрифтами, сохранять, закрывать и открывать документ. Освоить вход/выход из ТР Word. Научиться создавать новый документ, делать установку параметров страницы, форматировать текст, работать с несколькими документами одновременно и производить распечатку текста.

ЛИТЕРАТУРА: Информатика:Базовый курс/Под ред. Симоновича С.В. – СПб., 2002.

ОБОРУДОВАНИЕ: ПК Pentium, ПО Windows.

Задание на выполнение работы (последовательность действий с общими сведениями и рекомендациями по реализации пунктов задания)

1. Запуск текстового редактора Word.

Пуск „ Программы „ Microsoft Word (может быть, Пуск „ Программы „ Microsoft Office „ Microsoft Word ) или 2 щелчка ЛКМ на ярлычке Microsoft Word на Рабочем столе.

2. Изучение структурного окна ТР Word .

Найдите строку заголовка с кнопкой системного (управляющего) меню слева и кнопками управления окном справа, строку главного (горизонтального) меню, панели пиктографических инструментов Стандартная ( с изображениями чистого листка бумаги, дискетки, принтера и др.) и Форматирование (с изображениями символов Ж, К , Ч и др. инструментов), рабочую область приложения (область документа), горизонтальную и вертикальную сантиметровые координатные линейки, горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки документа, строку состояния (обратите внимание на ряд окошек-индикаторов в центре строки) и панель задач Windows. Внизу окна, над строкой состояния, возможно, будет выведена панель пиктографических инструментов Рисование .

Вызов на экран нужных панелей пиктографических инструментов можно осуществить через главное меню Вид „ Панели инструментов „ с последующей установкой щелчками ЛКМ птичек слева от названия нужной панели. Убрать ненужные пиктографические панели с экрана можно таким же путём, щёлкнув по птичке перед названием панели. Если отсутствуют координатные линейки, то можно отрегулировать их появление в режиме разметки страницы (Вид „ Разметка страницы ), через пункт главного меню Вид , 1 ЛКМ перед словом Линейка, и ещё через главное меню Сервис „ Параметры..., вкладка Вид, установить флажок Вертикальная линейка . Обратите внимание, что на этой же вкладке есть флажки для вывода на экран (и сокрытия) строки состояния и полос прокрутки, это вам может пригодиться. Далее изучим некоторые возможности ТР Word

3. Копирование (тиражирование) фрагментов текста с использованием приема перетаскивания.

Наберите с клавиатуры какое-либо слово, например «Документ», и скопируйте его четыре раза (создайте его копии в четырёх других местах, без набора с клавиатуры). Для этого:

· предварительно нажмите 4 раза на клавишу Enter, чтобы подготовить место для копий;

· выделите слово «Документ» (один из способов: сделайте на этом слове два быстрых щелчка ЛКМ; другой способ – протянуть по слову мышкой при нажатой ЛКМ). Если вы сделали все правильно, то слово закрасится черным цветом;

· «ухватитесь» за слово, подведя к нему курсор мыши так, чтобы он принял вид косой белой стрелки, направленной влево, и, нажав и удерживая левую кнопку мыши (возле стрелки появляется прямоугольник чистого листа) и клавишу Ctrl (в дополнение к имеющемуся появляется знак “+”),перетяните его на следующую строку. Отпустите сначала кнопку мыши, затем клавишу Ctrl . Слово «Документ» скопировалось во вторую строку приёмом перетаскивания.

· Проделайте то же самое еще три раза, копируя слово “Документ” в предварительно созданные пустые нижние строки. Ещё раз обратите внимание на то, что при копировании таким способом (приемом перетаскивания с нажатой клавишей Ctrl ) у курсора мыши появляется знак чистого листа со значком плюсик (+).

4. Перемещение фрагментов текста из одной области документа в другую (приемом перетаскивания). Воспользовавшись имеющимися 5-ю строками со словом «Документ», переместим это слово со 2-й строки на 6-ю и с 4-й на 7-ю:

· для этого сначала добавьте две новые пустые строки (установите курсор ввода на конец последней из уже имеющихся строк и нажмите два раза клавишу Enter );

· затем выделите нужное слово, ухватитесь за него мышью, и перетяните на нужную строку ниже (без нажатой клавиши Ctrl), и заметьте, что при таком перетаскивании курсор мыши принимает вид косой белой стрелки с прямоугольником чистого листа без значка “+”;

· проделайте подобное еще раз (с 4-й на 7-ю строку); обратите внимание, что 2-я и 4-я строки при этом не пропали, а просто остались пустыми.

5. Изменение гарнитуры шрифта и размеров шрифта набранных слов. Найдите на панели Форматирование окно Шрифт и рядом с ним окно Размер, представляющие собой раскрываемые списки (с присоединенными кнопками с чёрным треугольничком вниз вершиной, т.е. кнопками для раскрывания списков).Раскрыв списки возможных вариантов, установите первому слову шрифт (гарнитуру) Arial и задайте ему размер в 12 пунктов (1 пункт=0,35 мм).Для этого:

· выделите слово;

· щелкните в окне Шрифт по черной стрелке и выберите из предложенного списка шрифт Arial;

· щелкните в соседнем окне Размер шрифта по черной стрелке и выберите из списка размер в 12 пунктов;

· проделайте то же самое с другими словами: одному из них задайте шрифт Courier New и размер 48, другому – оставьте шрифт Times New Roman , но дайте размер 18;

· другим словам выберите любой понравившийся вам шрифт и размеры. Возможно, что после выбора нового шрифта перед вами на экране появятся вместо вашего слова символы, мало похожие на русские буквы (или вообще на буквы) т.к. не все гарнитуры шрифта поддерживают кириллицу (т.е. русские буквы). В этом случае поищите и примените другой шрифт.

6. Изменение стиля начертания символов.

Дайте вашим словам различное начертание: жирное, подчеркнутое и курсивное. Для этого:

· выделите первое слово и щелкните на панели Форматирование по пиктограмме с буквой Ж ;

· выделите второе слово и щелкните по пиктограмме с буквой Ч ;

· выделите третье слово и щелкните по пиктограмме с буквой К.

Снять эти установки можно повторным щелчком на тех же инструментах при предварительном выделении нужного слова (фрагмента текста). Обратите внимание на то, что при применении этих (и ряда других инструментов на панели Форматирование ) к фрагментам текста их пиктограммы принимают вид нажатых кнопок.

7. Изучение возможностей автоматизации исправления ошибок. Наберите любое слово, предварительно сделав в нем ошибку, например “титрадь” и нажмите клавишу Enter. Word подчеркнул ваше слово красной волнистой линией. Это означает, что в слове есть ошибка. Если не происходит подчеркивание ошибочного слова, то это значит, что не установлена автоматическая проверка орфографии, и её надо бы установить самому, через главное меню: Сервис „ Параметры , вкладка Правописание , установить флажок Автоматически проверять орфографию . Если это выполнено, то Word поможет вам исправить ошибки таким путем:

· поместите (позиционируйте) курсор мыши (вертикальная линия с перекладинами) на слово с ошибкой и щелкните правой кнопкой мыши (ПКМ);

· в выпавшем окошке выберите (наведением курсора мыши с последующим выделением) правильное слово и щелкните по нему левой кнопкой мыши. Ошибка исправлена.

Поэкспериментируйте сами над другими примерами ошибок, допускающих несколько разных вариантов исправления.

8. Сохранение созданного документа на каком-либо носителе информации.

Сохраните созданный вами документ на диск А:. Для этого:

· вставьте дискету в дисковод;

· в ниспадающем меню пункта Файл (главное менюWord) выберите команду Сохранить (или щелкните по пиктограмме с дискеткой на панели инструментов Стандартная ) ;

· в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа откройте окно Папка (представляющее собой раскрывающийся список доступных папок),нажав на черную стрелку рядом, и выберите диск А:;

· затем в окне Имя файла наберите название (имя файла), например П31;

9. Закрытие документа. Для этого в меню Файл выберите пункт Закрыть . Документ будет закрыт, но выхода из Word не произойдет.

10. Открытие документа (на примере вашего только что закрытого файла):

· в меню Файл выберите пункт Открыть;

· в диалоговом окне «Открытие документа » в окне Папка должно быть установлено имя нужного диска (в вашем случае это диск А:, и если он не установлен, то раскройте список папок и выберите диск А: );

· выберите подсветкой в рабочей области окна папки диска А: имя вашего файла;

· щелкните по кнопке Открыть.

11. Выход из редактора Word.

Чтобы выйти из редактора, нужно сначала сохранить (если они для вас важны и нужны) и закрыть все документы, с которыми вы работали. Но даже если вы забудете это сделать, Word напомнит вам, задав вопрос: Сохранить изменения в документе? На это вы должны будете дать один из ответов: Да, Нет или Отмена . Если вы ответите Да , то откроется диалоговое окно сохранения документа и далее вам предстоит работа, аналогичная той, что описана в п. 8.

Выйдите из редактора Word любым из возможных четырех способов:

– выберите команду через главное меню: Файл „Выход;

– нажмите комбинацию клавиш Alt + F4; .

– нажмите кнопку закрытия окна, расположенную в правом верхнем углу окна (в строке заголовка);

– дважды щелкните мышью по пиктограмме в левом верхнем углу окна приложения (в начале строки заголовка, кнопка управляющего, или системного, меню).

12. Выход из Windows . (Принять к сведению, но не выполнять! ) Правильная последовательность:

· цепочка Пуск „Завершение работы... „Завершение работы, щелчок на кнопке ОК ;

· выключить дисплей.

13. Набор и форматирование текстовых документов.
Запустите снова Word и создайте в нем текстовый документ, руководствуясь нижеприведенными рекомендациями:

А) Чтобы документ имел хороший внешний вид, установите разумные границы текста. Для этого в меню Файл выберите Параметры страницы и во вкладке Поля установите верхнее, нижнее и правое поле - 1,5 см, левое (для подшивки) - 2,5 см. На вкладке Размер бумаги выберите ориентацию Книжная. Нажмите клавишу ОК. Через главное меню Сервис „Параметры… навкладке Вид установите флажок границы текста.

Б) Задайте абзацный отступ (красную строку) в 1,5 см. Для этого установите курсор мыши на верхний табулятор горизонтальной координатной линейки (светлый треугольничек вершиной вниз), нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, перетащите его на 1,5 см вправо. Отпустите кнопку мыши – абзацный отступ (отступ первой строки) установлен. При нажатии клавиши Enter курсор будет переходить в начало новой строки в позицию абзацного отступа. Обратите внимание на то, что на этой линейке есть еще другие элементы управления. Это – нижние треугольники слева и справа вершинами вверх, для установки приёмом перетаскивания выступа слева и отступа справа для отдельных фрагментов текста внутри рабочей области листа. Это – прямоугольник под левым треугольником (отступ слева), для синхронного перемещения позиций левого выступа и абзацного отступа (отступа первой строки). Кроме того как на горизонтальной, так и на вертикальной сантиметровых линейках имеются элементы управления для установки полей (левого, правого, верхнего, нижнего) с помощью мышки приемом перетаскивания – это линии раздела между темной и светлой частью линеек, причем момент ухвата линии для перетаскивания индицируется на экране появлением черной двунаправленной стрелки, горизонтальной или вертикальной.

В) Установите шрифт Arial и размер шрифта 12 пунктов.

Г) Сделайте установку автоматической расстановки в тексте переносов по достижению правой границы текста. Для этого выполните цепочку команд от главного меню Сервис „ Язык „ Расстановка переносов..., установите флажок напротив пункта Автоматическая расстановка переносов и ОК.

Д) Набирая текст, руководствуйтесь следующими правилами: после знаков препинания (точки, запятой, точки с запятой, двоеточия, многоточия, восклицательного и вопросительного знаков) обязательно ставьте пробел, иначе Word будет считать слитное написание за ошибку. Перед знаками препинания (точкой, запятой, точкой с запятой, двоеточием, восклицательным и вопросительным знаком), перед закрывающейся скобкой или кавычкой, после открывающейся скобки или кавычки, перед и после дефиса – пробел ставить нельзя, иначе форматирование текста по ширине может привести к нежелательным эффектам. Перед тире и после тире пробел надо ставить.

Введите с клавиатуры нижеследующий текст, используя для автоматической нумерации списка пиктограмму Нумерация на панели инструментов Форматирование (можно сначала набрать все тексты без нумерации, затем выделить блок, подлежащий нумерации, и щелчком по пиктограмме Нумерация панели Форматирование преобразовать его в нумерованный список) .

Текст для набора (набран более крупным полужирным шрифтом)

Слово «документ» происходит от латинского dokumentum –свидетельство. «Словарь русского языка» так объясняет значение этого слова:

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо.

3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение и тому подобное, имеющее значение исторического свидетельства, показания.

Как видите, Word автоматически умеет нумеровать список. При этом, если вы будете внутрь списка вставлять дополнительные пункты (или удалять ненужные или ошибочные), Word будет автоматически перенумеровывать список.

14. Форматирование текста.

Текст смотрится особенно хорошо, когда все строки имеют одинаковую длину, т. е. текст выровнен как по левому, так и по правому краям (это не относится к завершающим строкам абзацев и первым строкам, которые имеют абзацный отступ в виде красной или висячей строки). Для получения этого (т.е. ровной левой границы) выполните следующие действия:

а) выделите весь набранный текст (Правка „Выделить всё или на клавиатуре Ctrl + A );

б) нажмите на панели Форматирование кнопку По ширине (на ней нарисованы пять горизонтальных полосок равной длины). Проанализируйте результат.

15. Сохранение документов. Сохраните ваш текст на диске А: под именем Учебный текст . Для этого:

а) вставьте дискету в дисковод;

б) нажмите на панели Стандартная кнопку Сохранить (с изображением дискеты);

в) в поле Папка раскройте список ивыберите диск А: , в текстовом поле Имя файла наберите Учебный текст и нажмите кнопку Сохранить . Перед этим проследите, чтобы в текстовом поле Тип файла (которое ниже поля Имя файла ) была установка Документ Word ; если там что-то другое, то раскройте список возможных типов и выберите щелчком Документ Word .

Обратите внимание: в строке заголовка появилось название вашего файла.

16. Выделение частей текста с помощью мышки . Выделять произвольные фрагменты текста можно протягиванием по ним мышью при нажатой ЛКМ с любого конца фрагмента. При плохой работе мышки выделение можно делать с помощью клавиатуры. При этом надо установить текстовый курсор с помощью клавиш стрелок управления в начало фрагмента (или в его конец), и далее сделать необходимое выделение посредством использования нужных клавиш со стрелками управления курсором при нажатой клавише Shift . Если фрагмент текста представляет собой несколько полных строк текста, то выделение можно сделать быстрее – протянуть при нажатой ЛКМ от первой строки фрагмента до последней (или наоборот) по полосе выделения (левое поле на листе, напротив нужных строк). Но для отдельных других случаев есть другие индивидуальные способы быстрого выделения, ряд из которых приводится ниже.

Выделение предложения – позиционируйте курсор в любое место предложения вашего текста и, удерживая клавишу Ctrl, щелкните левой кнопкой мыши. Отменить выделение – щелчок мышью в любом месте текста.

Выделение абзаца – поставьте курсор мыши слева от абзаца (на так называемой полосе выделения) так, чтобы он принял вид косой белой стрелки, направленной вправо, и сделайте два быстрых щелчка. Выделение абзаца можно осуществить также тройным щелчком ЛКМ внутри абзаца. Проверьте!

Выделение нескольких абзацев – установите курсор мыши слева от начала выделения, сделайте два быстрых щелчка мышью и, не отпуская кнопки мыши, протяните мышь до конца выделения и отпустите кнопку.

Выделение всего текста – наведите курсор мыши на любое место слева от текста (курсор примет вид косой белой стрелки, направленной вправо) и сделайте три быстрых щелчка мышью (будет тот же эффект, что и при применении клавиатурной комбинации. Ctrl + A или при использовании главного меню Правка „Выделить всё ,но быстрее).

17. Создание нового документа и копирование в него части текста из уже имеющегося документа (делаем с использованием нашего старого файла Учебный текст ) . Для этого:

а) выделите фрагмент текста от его начала до пункта 2;

б) скопируйте выделенную часть в буфер обмена щелчком на панели Стандартная по пиктограмме – Копировать;

в) создайте новый документ – щелкните мышью по пиктограмме с изображением чистого листа Создать. Откроется чистое окно нового документа;

г) вставьте в новый документ из буфера обмена часть текста, которую вы туда предварительно скопировали, используя пиктограмму – Вставить.

18. Сохраните новый документ на диск А: под именем Текст 2 (самостоятельно).

Если вы сделали все правильно, то в строке заголовка появится название вашего документа: Текст 2.

19. Перейдите в документ Учебный текст. Для этого щелкните последовательно по пункту меню Окно, затем в вертикальном меню по строке Учебный текст.

20. Распечатайте ваш первый документ Учебный текст на принтере (если принтер имеется!) Для этого:

а) приведите принтер в состояние готовности (включите, заправьте бумагу);

б) нажмите на кнопку с изображением принтера Печать на панели Стандартная ;

21. Распечатайте так же документ Текст 2 на принтере. Для этого сначала перейдите в него при помощи пункта главного меню Окно , а затем распечатайте (см. п. 20).

Контрольные вопросы

1. Как запустить текстовый редактор Word?

2. Как выделить слово?

3. Как скопировать слово?

4. Как перенести слово?

5. Как поменять шрифт?

6. Как исправить ошибку при помощи Word?

8. Как закрыть документ? Как открыть документ?

9. Как выйти из редактора Word?

10. Как установить параметры страницы?

11. Как автоматически расставить переносы в тексте?

12. Как отформатировать текст по ширине? по левому краю? по правому краю? по центру?

14. Как выделить предложение, абзац, весь текст (перечислить разные способы)?

15. Как создать новый документ?

16. Как скопировать блок текста из одного документа в другой?

17. Как перейти из одного документа в другой?

18. Как распечатать документ на принтере?

19. Какой вид принимает курсор мыши на экране при работе в Word в разных ситуациях? (Перечислите словесно и нарисуйте.)

20. Какие элементы управления имеются на горизонтальной координатной линейке выше листа документа в режиме разметки страницы, как ими пользоваться, и чем они управляют?

Microsoft Word – один из самых популярных текстовых редакторов. Редактор обладает большими и постоянно растущими возможностями по обработке и оформлению текстов, со средним набором типов шрифтов, их размеров, возможностью расширения и с использованием графической информации. С помощью этого редактора можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал – макета сложного издания.

Редактор разработан фирмой Microsoft и полностью использует преимущества пользовательского интерфейса ОС Windows. Существует множество версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word 2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является дальнейшим развитием предыдущей и сохраняет преемственность. Поэтому использование при работе новых версий MS Word обычно не вызывает у пользователей особых затруднений.

Любой текст, набранный в MS Word, называется документом. Каждый документ получает свое имя. Большие возможности MS Word имеет при работе со шрифтами. Возможно изменение начертания, размера, цвета и стиля шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет создавать документы разного типа: визитки, письма, брошюры, документацию, приглашения, объявления, вывески, книги и т.д. Доступна настройка всех параметров абзаца (отступ, межстрочный шаг, выравнивание).

MS Word позволяет создавать таблицы в тексте, которые можно видоизменять, а также проводить различные операции с ячейками таблицы. MS Word поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также фигуры, создаваемые вручную. Имеется возможность разработки высокохудожественных надписей. Любой графический объект настраивается (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и др.).

Использование MS Word позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал – макеты для последующего тиражирования в типографии. Имеется система готовых шаблонов и стилей оформления, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и др.

MS Word позволяет реализовать возможности новейших технологий связывания и встраивания объектов, которые дают возможность включать в документы текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях ОС Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

Встроенный редактор формул позволяет осуществлять запись математических формул. Кроме всего перечисленного в MS Word имеется множество дополнительных функций, ускоряющих и облегчающих работу с текстами:

изменение масштаба просмотра документа;

создание колонтитулов и автоматическая нумерация страниц;

создание границ вокруг текста и страниц;

разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

работа с макросами;

поддержка нескольких окон;

удобная справочная система;

проверка орфографии, грамматики и синтаксиса, поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов;

настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

возможность предварительного просмотра документа перед печатью;

настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

вставка в текст специальных символов.

Редактор MS Word обладает отдельными недостатками. Имеются некоторые сложности с преобразованием файлов при переводе текстов, подготовленных с помощью более ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке крупных блоков сравнительно однородной текстовой информации (статьи, брошюры гуманитарной тематики) пользователю вполне достаточно применять основной набор операций (ввод, модификация текста, работа с фрагментами, поиск и замена). Эти операции быстрее выполняют более простые текстовые редакторы. Подготовленный в этих редакторах текстовый файл легко преобразуется в файл формата MS Word, а затем средствами этого редактора доводится до нужного вида, что может существенно экономить время.

Другим недостатком редактора является трудоемкость при вводе сложных математических выражений и формул.

Кроме того, он не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласы, альбомы, обложки), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

В зависимости от потребностей пользователя можно выбрать различные варианты этого редактора: минимальный, выборочный, стандартный, полный.

Р

Рис. 4.3.

При работе в MS Word используется левая кнопка мыши, правая – в основном для вызова контекстного меню с дополнительными функциями. Большинство функций можно вызвать также с помощью специальных комбинаций «горячих» клавиш. Это позволяет экономить время, а работа с программой становится более эффективной. Все перемещения по столу мыши на экране повторяет курсор (указатель). Основная его форма – стрелка. В тексте курсор имеет форму вертикальной черты. Любая команда задается нажатием на кнопку. Кнопка имеет два состояния: включенное и выключенное. Под «нажатием» подразумевается наведение указателя на кнопку и одинарный щелчок левой кнопкой мыши.

Главное окно MS Word можно разделить на пять областей (рис. 4.4):

строка заголовка;

строка меню;

панели инструментов;

рабочая область;

строка состояния.

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. При выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню (рис. 4.5).

Панели инструментов – удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того, чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.

Под строкой меню располагаются панели инструментов:Стандартная иФорматирование (рис. 4.6). Помимо этих двух панелей имеется большое число других панелей, показанных в таблице 4.1.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе (в соответствии с таблицей 4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение режимов работы осуществляется соответствующими командами (табл. 4.2).

Линейки позволяют визуально оценить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные функции. Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

отступы абзацев;

поля на странице;

ширину колонок и столбцов таблиц;

позиции табуляции.

При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор. Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью можно быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице. Можно по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа.

Режимы просмотра документов

В левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки режима просмотра (рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько режимов представления документов.

Вобычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а

к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более важное значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web – документа экранное представление не совпадает с печатным. Это отображение характерно для электронных публикаций в World Wide Web. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенным для печати.

В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. При его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панельСтруктура , элементы управления которой позволяют править структуру документа.

Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения, или командами меню Вид .

Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим)Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой – сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режимов разметки и структуры, полезен при навигации по объемному документу.

Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл –Предварительный просмотр Web – страницы , а для печатных документов –Файл –Предварительный просмотр . В первом случае созданный документ отображается как Web – страница в окне браузера, зарегистрированного ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб изображения : увеличить изображение до 200% – для детальной работы или уменьшить – для просмотра общего вида страницы. Кроме этого любой из перечисленных выше режимов можно отобразитьВо весь экран (команда из менюВид ), что позволяет опытному пользователю максимально использовать экранную область.

Контекстное меню позволяет выполнять многие из команд, не обращаясь к строке меню, что ускоряет выполнение типовых операций.

Вызов контекстного меню осуществляется нажатием правой кнопкой мыши в окне документа или клавишами Shift+F10 на клавиатуре. Содержание меню определяется характером работы в MS Word. Например, если нажать правую кнопку мыши в тот момент, когда указатель расположен в пределах текста на экране появится контекстное меню (рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы создания документа показаны на рисунке 4.9.

В текстовом процессоре Word 2000 принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ Файл –Открыть , сохраняют его под новым именемФайл –Сохранить как , затем выделяют в нем все содержимоеПравка –Выделить все и удаляют его нажатием клавишиDELETE , после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом. Командой Файл –Создать открывают диалоговое окноСоздание файла , включают переключательСоздать документ и выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документ на вкладкеОбщие .

Созданный документ приобретает имяДокумент1 , принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав командуФайл –Сохранить как . Диалоговое окноСохранение документа (рис.4.11) в текстовом процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение не только в папкуМои документы , но и в другие папки.

В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать локацию сохраняемого файла.

Журнал – логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это удобное средство доступа.

Мои документы – традиционная папка для хранения авторских документов в ОС Windows.

Рабочий стол – не слишком удобное место для хранения документов. Однако, если документ будет использоваться очень часто и всегда должен быть «на виду», его можно сохранить здесь.

Избранное – особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web – страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов.

Web – папки – особые папки, хранящиеся в Web – структурах, например, в World Wide Web или в корпоративной сети Intranet. В общем случае при использовании Web – папок сохранение документа происходит не на локальном компьютере, а на удаленном Web – сервере.

Специальные средства ввода текста

Остановимся на особенностях текстового процессора MS Word 2000, позволяющих автоматизировать ввод текста.

Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z . Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства – команда:Правка –Отменить действие и кнопкаОтменить действие на панели инструментовСтандартная . Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопкеОтменить действие ).

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка –Вернуть действие или кнопкаВернуть действие на панели инструментовСтандартная .

Буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться буфером обмена. Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид –Панели инструментов –Буфер обмена ).

Панель инструментовБуфер обмена (рис. 4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных (очередной ряд открывается только при заполнении предыдущего). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет собой средство множественной вырезки и вставки. Фрагмент документа может быть помещен в копилку не иначе, как вырезанием. В копилку можно поместить отдельные фрагменты текста, графики, таблицы и другие объекты из различных мест документа. Объекты, помещенные в копилку, хранятся там в порядке поступления. Элементы отделены друг от друга символами абзаца. Чтобы поместить текст или рисунок в копилку их выделяют, а затем нажимают клавишиCTRL+F3 .

Содержимое копилки можно вставить в требуемое место документа как единое целое. В дальнейшем можно изменить в документе порядок следования элементов копилки.

Вставка содержимого копилки в документ может осуществляться с сохранением содержимого копилки или с её очисткой, если необходимость в ее содержимом отсутствует.

Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3 .

Для вставки содержимого копилки без ее очистки, в меню Вставка выбирают командуАвтотекст , а затем - командуАвтотекст , затем в полеИмя элемента выбераютКопилка и нажимают кнопкуВставить .

Для просмотра содержимого копилки выберают команду Автотекст в менюВставка , а затем - командуАвтотекст , после чего из списка элементов автотекста выбераютКопилка . Содержимое копилки появится в полеОбразец .

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

Текстовый редактор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит пользователю, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавишиENTER. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментовАвтотекст (Вид –Панели инструментов – Автотекст, рис. 4.14) .

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окнеАвтозамена (Сервис – Автозамена – Автотекст) . Простейший способ наполнения словаря новым содержанием – выделить текст на экране, щелкнуть на кнопкеАвтотекст на панели инструментовАвтотекст, и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопкуДобавить .

Использование средства автозамены при вводе.

Последние версии текстового процессора MS Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена . Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным сочетанием других символов. Например, если в тексте часто встречается словосочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием «.до ». Точка перед символами позволяет отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окнеСервис –Автозамена . Для этого надо установить флажокЗаменять при вводе , ввести заменяемую комбинацию в полеЗаменить , а замещающую комбинацию – в полеНа , после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопкеДобавить (рис. 4.15) .

Ввод специальных и произвольных символов . При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в стандартной раскладке клавиатуры, а также символов, раскладка для которых неизвестна. Средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окноСимвол (Вставка –Символ ). Данное окно имеет две вкладки:Символы иСпециальные символы .

На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопкеВставить .

Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации, приведенные в списке. В том же окне имеются кнопкиАвтозамена иКлавиша , позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов (рис. 4.16). Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта выполняют в раскрывающемся списке Шрифт . Если шрифт относится к категории универсальных шрифтовUNICODE , то для него имеется и возможность выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить . Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопкаКлавиша ) или создать элемент для спискаАвтозамена с помощью одноименной кнопки.

Специальные средства редактирования текста

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: вставки и замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст. В режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены – при редактировании стандартных форм и элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена . В режиме замены включен индикаторЗАМ в строке состояния окна программы. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладкеПравка диалогового окнаПараметры (Сервис – Параметры – Правка).

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пунктСинонимы контекстного меню. Однако этот прием используют не для всех слов (преимущественно, для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки менюСервис – Язык – Тезаурус .

Окно Тезаурус имеет две панели (рис. 4.17). Его особенность состоит в том, что поиск синонима является двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопкеЗаменить . Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания – автоматический и командный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладкеПравописание диалогового окнаПараметры (Сервис – Параметры – Правописание ). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, – зеленым. Для того, чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пунктОрфография илиГрамматика . С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о характере ошибки, а так же предложенные варианты исправления предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить .

Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (право, экономика, финансы, вычислительная техника и др.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладкеСервис – Параметры – Правописание . Постепенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.

Средства рецензирования текста

Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно. Новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид – Панели управления – Рецензирование ). На ней представлены четыре группы элементов управления (рис. 4.18), предназначенных для:

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание . При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом. Открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления . Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладкеИсправления диалогового окнаСервис – Параметры) . Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать или отвергать их.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. MS Word 2000 позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное средство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от нескольких копий) эффективно используется рабочее место на диске. При сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего документа – сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии используют соответствующую кнопку панели Рецензирование , а для загрузки одной из промежуточных версий – командуФайл –Версии .

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение гарнитуры шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием и цветом шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта. Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Особенность текстовых процессоров MS Word состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми наборами. Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую, украинскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE .

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат – Шрифт ), которое имеет три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация (рис. 4.19).

На вкладке Шрифт выбирают:

гарнитуру шрифта;

его размер (измеряется в пунктах);

вариант начертания;

цвет символов;

наличие подчеркивания;

характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times , а второй – шрифты семейства Arial . Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках – их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что ширина отдельных символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину.

Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier .

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов (один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. Настройка метода выравнивания. MS Word поддерживают четыре вида выравнивания:

по левому краю;

по центру;

по правому краю;

по ширине.

Выбор вида выравнивания выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат – Абзац – Отступы и интервалы – Выравнивание (рис. 4.20).

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

величина отступа слева (от левого поля);

величина отступа справа (от правого поля);

величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

величина интервала перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей). Для Web – страниц величина абзацного отступа имеет большое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допускаемых для Web – документов, поэтому его используют очень широко.

Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют интервалы между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественнонаучным и гуманитарным дисциплинам.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web – документах оно используется достаточно широко. В Web – документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окнеСписок , открываемом командойФормат – Список . Данное окно имеет три вкладки:Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список (рис. 4.21) В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация иМаркеры , представленные на панелиФорматирование . Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопкиУвеличить отступ и Уменьшить отступ на панелиФорматирование.

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладкеМногоуровневый диалогового окнаСписок .

Характерной особенностью процессора MS Word 2000, связанной с его ориентацией на создание Web – документов, является возможность использования графических маркеров. Для выбора графических маркеров служит командная кнопка Рисунок на вкладкеМаркированный диалогового окнаСписок . Она открывает диалоговое окноРисованный маркер , в котором можно выбрать желаемый маркер, в том числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню Формат – Абзац имеется немало различных элементов управления для настройки каждого абзаца отдельно путем использования стилей.

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Особенностью текстовых процессоров MS Word является то, что они поддерживают два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования.

Настройка стиля. Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили (при этом на панеляхАбзац иЗнаки отображаются образцы применения данного стиля).

Для изменения стиля служит командная кнопкаИзменить , открывающая диалоговое окноИзменение стиля . Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью кнопкиФормат .

При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

Создание стиля . Для создания стиля служит командная кнопкаСоздать в диалоговом окнеСтили и форматирование (Формат –Стили и форматирование ).

В окне Создание стиля следует:

ввести название нового стиля в поле Имя;

выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);

выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

указать стиль следующего абзаца;

приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком – то из существующих. Это позволяет, во – первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во – вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом.

Шаблоны

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом. Эти настройки можно использовать для подготовки новых документов, используя технологию работы с шаблонами. По своей сути, шаблоны – это заготовки будущих документов. Пример шаблона для письма показан на рисунке 4.23.

Шаблоны поставляются вместе с текстовым процессором и устанавливаются на компьютере вместе с ним. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, создают новый документ путем внесения изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается созданный документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Использование шаблона для создания документа . По командеФайл –Создать открывается диалоговое окноСоздание документа , в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.