Обработка данных в бд. Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей Поиск данных с помощью фильтров

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
Критерии выбора данных – на виду.
С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.

Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

Результат формулы – это критерий отбора.
Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Обработка данных в БД

Быстрый поиск данных

Access позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной.

Например, в БД "Провайдеры Интернета" мы хотим найти запись, содержащую сведения о провайдере МТУ, но мы не помним его полное название. Можно ввести лишь часть названия и осуществить поиск записи.

Быстрый поиск данных в БД "Провайдеры Интернета"

2. Ввести команду [Правка-Найти...]. Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец: необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение: выбрать пункт С любой частью поля .

3. В результате будет найдена и отмечена как активная запись № 3.

Поиск данных с помощью фильтров

Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД предоставляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >,

Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно. Можно сказать, что условия в сложных фильтрах связаны между собой операцией логического умножения.

Пусть, например, мы будем искать оптимального провайдера, то есть провайдера, который не берет плату за подключение, почасовая оплата достаточно низка (500), и он обладает высокоскоростным доступом в Интернет (скорость канала >100 Мбит/с).

Создадим сложный фильтр для базы данных "Провайдеры Интернета".

Поиск данных с помощью фильтра

1. Открыть таблицу БД "Провайдеры Интернета", дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.

2. Ввести команду [Записи-Фильтр-Изменить фильтр]. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан.

Поиск данных с помощью запросов

Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Запрос является производным объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей.

В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.

Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД "Провайдеры Интернета".

Поиск данных с помощью запроса

1. В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт .

2. На диалоговой панели Добавление таблицы Добавить .

3. В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия.

В строке Условие отбора: ввести условия для выбранных полей.

В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут представлены в запросе.

Практические задания

3.5. Осуществить в базах данных "Записная книжка" и "Библиотечный каталог" различные виды поиска: быстрый, с помощью фильтра и с помощью запроса.

3.6. В базе данных "Провайдеры Интернета" осуществить поиск провайдеров, которые не берут плату за подключение и взимают самую низкую почасовую оплату.

Сортировка данных

Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо упорядочить записи, то есть расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

Сортировка записей производится по какому-либо полю. Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в определенном порядке, который определяется типом поля:

по алфавиту, если поле текстовое;
по величине числа, если поле числовое;
по дате, если тип поля - Дата/Время и так далее.

Сортировка записей может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, то есть они переносятся из одного места таблицы в другое целиком.

Сортировка записей базы данных - это их упорядочение по значениям одного из полей.

Произведем сортировку в БД "Провайдеры Интернета", например, по полю "Скорость канала (Мбит/с)".

Быстрая сортировка данных

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных в группе объектов Таблицы выделить таблицу "Провайдеры Интернета" и щелкнуть по кнопке Открыть .

2. Выделить поле Скорость канала и ввести команду [Запи-си-Сортировка-Сортировкапо возрастанию]. Записи в БД будут отсортированы по возрастанию скорости канала.

Могут реализовываться вложенные сортировки , то есть сортировки, которые последовательно производятся по нескольким полям. После сортировки по первому столбцу производится сортировка по второму столбцу и так далее.

В нашем случае в поле Скорость канала , по которому была произведена сортировка, две записи (8 и 7) имеют одинаковое значение 10 и две записи (3 и 2) - одинаковое значение 112. Чтобы упорядочить эти записи, произведем вложенную сортировку, сначала по полю "Скорость канала", а затем по полю "Кол-во входных линий".

Access позволяет выполнять вложенные сортировки с помощью запросов.

Вложенная сортировка данных с помощью запроса

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .

2. На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу "Провайдеры Интернета", для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .

3. В окне запроса в строке Сортировка: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, в которых задать тип сортировки.

Практические задания

3.7. Осуществить в базе данных "Провайдеры Интернета" вложенную сортировку по полям "Почасовая оплата" и "Название провайдера".

Печать данных с помощью отчетов

Можно осуществлять печать непосредственно таблиц, форм и запросов с помощью команды [Файл-Печать]. Однако для красивой печати документов целесообразно использовать отчеты . Отчеты являются производными объектами БД и создаются на основе таблиц, форм и запросов.

Создадим отчет, который будет красиво распечатывать БД "Провайдеры Интернета". Воспользуемся для этого Мастером отчетов .

Вывод БД на печать с помощью отчета

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Отчеты и выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера .

2. С помощью серии диалоговых панелей задать параметры внешнего вида отчета.

3. В окне Провайдеры Интернета: база данных щелкнуть по кнопке Просмотр . Появится документ в том виде, в котором он может быть распечатан.

4. Если внешний вид документа вас удовлетворяет, распечатать его с помощью команды [Файл-Печать].

Практические задания

3.8. Создать отчет "Визитка" для базы данных "Записная книжка" и отчет "Библиотечная карточка" для базы данных "Библиотечный каталог".

Включение автофильтра:

Выделить одну ячейку из диапазона данных.
На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
Щелкнуть по кнопке Фильтр .

Фильтрация записей:

В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

Выбрать условие фильтрации.

При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно , больше , меньше , Первые 10… и др.
При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит... , начинается с… и др.
При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации - завтра , на следующей неделе , в прошлом месяце и др.
Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И - одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ - выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные .

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр .

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца .

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы - это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .
В группе Сервис (или на вкладке Вставка в группе Фильтры ) выбрать кнопку Вставить срез .

Выделить срез.
На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete .

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте или скопировать результат в другое место .

Указать Исходный диапазон , выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
Указать Диапазон условий , отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон , отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи .

Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, такие как "больше чем" и "первые 10", в Excel, чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр, чтобы получить актуальные результаты, либо очистить фильтр, чтобы заново отобразить все данные.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Фильтрация данных в таблице

В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному условия и скрывают строки, которые не нужно отображать. После фильтрации данных вы можете скопировать, найти, изменить, отформатировать, вывести на диаграмму и напечатать подмножество отфильтрованных данных, не перемещая и не изменяя его.

Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, что означает, что каждый дополнительный фильтр основывается на текущем фильтре и дополнительно сокращает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна Поиск для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только данных, которые отображаются в списке. Поиск данных, которые не отображаются, не выполняется. Чтобы найти все данные, снимите все фильтры.

Дополнительные сведения о фильтрации

Два типа фильтров

С помощью автофильтра вы можете создать два типа фильтров: по значению списка или по критерию. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или условию, но не по обоим; Вы можете отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.

Повторное применение фильтра

Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.

При повторном применении фильтра выводятся различные результаты по следующим причинам.

Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.

значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не используйте смешанные типы данных

Для достижения наилучших результатов не следует смешивать типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. Если используется смесь типов данных, отображаемая команда является типом данных, который чаще всего вызывается. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся как число, а четыре - как текст, отображается команда текстовые фильтры .

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для достижения наилучших результатов столбцы должны содержать заголовки.

На вкладке " данные " нажмите кнопку " Фильтр ".

Параметры фильтрации для таблиц и диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр , или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры , для дат отображается пункт Фильтры по дате , а для текста - Текстовые фильтры . Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:

Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.

Когда в базе данных очень много данных, и трудно, просматривая их, найти какие-то определенные, применяется фильтр.

Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

При использовании фильтра задается логическое выражение, которое позволит выводить на экран только те записи, для которых это выражение принимает значение “Истина” .

Фильтр набирается в специальном окне фильтра.

Чтобы установить или изменить его, необходимо выбрать в меню “Записи ” команду “Изменить фильтр ”,

затем, после установки всех условий выбрать в меню “Записи ” команду “Применить фильтр ”.

Чтобы восстановить показ всех записей надо выбрать в меню “Записи” команду “Удалить фильтр”.

Также можно воспользоваться соответствующими кнопками панели инструментов –

Есть два вида фильтра – простой и расширенный. В верхней части окна простого фильтра выводится список всех полей таблицы.

Из раскрывающего списка можно выбрать необходимое условие поиска и применить фильтр.

Какие государства находятся в Азии?

У какого государства столица – Джакарта?

Для более сложных условий отбора используются расширенные фильтры.

В нижней части этого окна необходимо указать, по каким полям производится поиск, и условия отбора.

В строке “Поле” необходимо указать название поля, по которому производится поиск нужной информации. Это можно сделать следующими способами:

· набрать его название на клавиатуре;

· перетащить мышью из списка полей;

· выполнить двойной щелчок по названию нужного поля в списке полей;

· щелкнуть мышью в строке “Поле” и выбрать нужное название поля в раскрывающемся списке.

В строке “Условие отбора” необходимо указать набор условий.

В выражениях для условий отбора допускается использование шаблонов:

· * (звездочка) – заменяет любую группу любых символов;

· ? (знак вопроса) – заменяет один любой символ;

Например:

“ А* ” – все слова, начинающиеся на “А”

“ ????? ” – все слова, состоящие из пяти букв

“ ?и* ” – все слова, у которых вторая буква “и”

Также в условных выражениях можно использовать

· логические операции, >=, =,

· логические функции Or (дизъюнкцию), And (конъюнкцию), Not (отрицание).

Условные выражения, набранные в разных столбцах одной строки “Условия отбора” соединяются функцией AND .

Условные выражения, набранные в разных строках “Условия отбора” соединяются функцией OR.

Например:

Найти все государства, названия которых и названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, названия которых или названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, в названии которых есть буква «е» или «и»

Найти все государства, площадь которых меньше 100

Найти все государства, площадь которых не меньше 100

Ответьте с помощью фильтров на следующие вопросы:

1) Какие государства находятся в Европе.

2) Какие государства находятся на американском континенте.

3) У каких государств название столицы состоит из пяти или четырех букв.

4) Какие государства, название которых начинается с буквы “М”, находятся в Азии