Microsoft access скачать пробную версию. MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel. Создание и оформление форм

Microsoft Access 2007 - одна из ранних сборок популярной системы управления базами данных от одного из ведущих мировых производителей ПО. На базе движка Access 2007 можно построить нормализованную, четко структурированную БД с добавленными в нее ключами, индексами и связями. Также программа располагает возможностью применения интерактивных отчетов, которые извлекают информацию из таблиц на основе заданной бизнес-логики и отображают ее пользователю без необходимости прописывать какие-либо дополнительные параметры и отношения. Отчеты могут содержать как статический текстовый контент, так и динамические поля, сформированные на основе вычислений или извлечения содержимого непосредственно из ячеек таблиц. Приложение Access 2007 поддерживает достаточно широкий набор типов данных, среди которых текстовые, числовые, денежные, фиксированные, экспоненциальные значения, а также дата и время, логические поля, вложения и гиперссылки. Благодаря встроенному мастеру запросов, вся процедура формирования SQL-запросов в Access 2007 полностью автоматизирована, что открывает дополнительные возможности при извлечении содержимого и выборке данных из БД.

Расширенные опции и средства Microsoft Access 2007

В очередном издании проприетарного офисного инструмента были реализованы следующие усовершенствования и улучшения:

• оптимизированный интерфейс Office Fluent, приспособленный для облегчения поиска и достижения более высокой эффективности работы с микросредой Access 2007
• улучшенные средства перехода. Новая область переходов предоставляет инструментарий для получения полного структурного и визуального представления таблиц, форм, запросов и отчетов
• импортируемые записи контактов из Outlook 2007 . Штатный функциональный набор предусматривает как импорт содержимого из книги контактов Outlook, так и экспорт пользовательских данных во внешнюю инфраструктуру
• фильтрация и сортировка данных. Представленная функция позволяет получить достоверную, понятную информацию по деловой активности и бизнес-задачам. Для текста, чисел и дат применяются персонализированные настройки фильтрации
• многозадачный и интуитивный WYSIWYG-конструктор форм. В нем пользователь может видоизменять и конфигурировать макет формы самостоятельно, в режиме реального времени.

Если вы ищете стабильную, надежную официальную сборку программы с полной русской локализацией, на нашем веб-сайте вы можете скачать последнюю версию Access 2007, избежав предварительной регистрации и аутентификации на портале. Все ПО на портале распространяется на бесплатной основе, без функциональных ограничений.

Системные требования Microsoft Access 2007

Для быстрого и эффективного взаимодействия со средой СУБД, удостоверьтесь в том, что ваше рабочее устройство удовлетворяет приведенным ниже параметрам:

• графический адаптер: видеокарта должна поддерживать минимальное разрешение 1024х768 и выше
• накопитель: 1,5 - 2 ГБ свободного места на физическом носителе
• операционная оболочка: Win Vista SP2/XP SP3, Windows Server 2003 SP2, а также последующие версии систем текущего поколения
• ОЗУ: 256 МБ оперативной памяти
• процессор: устройство частотой в 500 МГц и выше.

Видео обзор Microsoft Access 2007

Microsoft Access - это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Шаги

Часть 1

Создание запроса на создание таблицы

Выберите таблицу(-ы) из которых вы хотите извлечь данные. Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

Выберите поля, из которых нужно извлечь данные. Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

Выставьте необходимые критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.

Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».

Нажмите на кнопку «Создать таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».

Нажмите кнопку «Выполнить». Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

Нажмите кнопку «Добавление» во вкладке «Конструктор». Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.

Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».

Выберите, куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.

Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.

Часть 5

Выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы - необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.

Нажмите кнопку «Форма» во вкладке «Создание». Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.

• Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
• Если таблицы связаны между собой, над каждой записью появится описание, отображающее объединенные данные. Так редактировать эти данные гораздо проще. Например, каждому торговому представителю можно приписать базу клиентов.

1. Перемещайтесь по новой форме. Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.

   Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.

   Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.

   Вносите новые записи. Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.

   Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.

Часть 6

Выберите таблицу или запрос. Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.

Microsoft Access 2007 - одна из наиболее известных программ для работы с базами данных. Свежий релиз ПО включает в себя возможность работы как с различными форматами файлов более ранних версий, так и поддержку нового типа файлов с расширением.accdb. Также приложение содержит небольшие доработки популярных функций и настроек, которые сделали работу с программой еще более комфортной и удобной. Несмотря на то, что ПО включается в состав Microsoft Office, на нашем сайте Вы можете скачать Access 2007 независимо остальных программ пакета. Предложенный релиз приложения является русской версией.

Что интересного предлагает Microsoft Access 2007

Новый формат файлов ACCDB включает в себя поддержку многозначных полей и вложений, а также целый ряд новых опций:

• Поля, которые могут одновременно допускать несколько различных значений
  Данный вид полей используются в тех случаях, когда необходимо сохранить несколько разных вариантов, не создавая БД более сложной структуры.
• Тип данных «Вложение»
  Такой тип данных необходим для более удобного хранения документов различных типов, а также двоичных файлов в Вашей БД без дополнительного увеличения ее объема.
• Улучшенное шифрование
  Теперь Вы можете задать пароль для БД, а также зашифровать ее содержимое
• Улучшенная интеграция с SharePoint Services и Microsoft Outlook 2007
• Отслеживание истории MEMO для хранения больших объемов информации.

На нашем сайте Вы можете скачать Microsoft Access 2007 бесплатно - загрузка и установка приложения происходит довольно быстро и легко.

Системные требования Access 2007:

1. Частота процессора от 500 МГц
2. Более 256 Мб оперативной памяти
3. 1,5-2 Гб свободного места на жёстком диске
4. Разрешение экрана более 1024x768 точек
5. ОС Windows XP с SP3, Vista с SP2, Windows Server 2003 с SP2 или более новые версии.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.

Рис. 1. Новая начальная страница

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office – Access – служит для работы с базами данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы , пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса . Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм , пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

1. Отчёт - будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
2. Пустой отчёт - не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
3. Мастер отчётов - поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.