Excel– программа из пакета MicrosoftOffice, предназначенная для создания таблиц и работы с ними. Она очень хорошо подходит для оформления отчетов и других документов, для которых важна визуальная структурированность. Сама программа очень удобна для хранения различных цифр, поскольку позволяет не просто записывать их, но и считать суммы по столбцам. В программе также реализована функция сортировки по различным цифровым показателям, что дает возможность увидеть таблицу с нужной Вам информацией под новым углом.
А что делать, если у Вас есть документ в формате XML, и Вы хотите открыть его в MicrosoftExcel? Рассмотрим на примере версии 2007 года, так как версия 2003 года встречается все реже, а версия 2010 вполне себе напоминает версию 2007.
Инструкция
Проще всего пойти путем импорта файла с расширением XMLв новый документ Excel. Для этого открываем MicrosoftExcel. Вверху Вы увидите вкладку «Разработчик» (в панели инструментов, специально для XML). При выборе источника указываем карты XML, добавляем их и после этого находим необходимый файл. Подтверждаем все. С правой стороны появится открытый Вами файл. Теперь, чтобы перенести данные из XMLв таблицу, просто перетащите необходимую Вам информацию в те столбцы, в которые считаете нужным. Измененные Вами ячейки станут синими, чтобы Вы помнили, куда импортировали данные. После этого на одной из синих ячеек кликните правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выберите команду «Обновить». Теперь файл импортирован в таблицу, которую Вы можете изменять по своему усмотрению. Обновляя ее в будущем, Вы также будете обновлять и исходный файл с расширением XML.
Рассмотрим процедуру преобразования объекта базы данных в формат XML:
- В окне базы данных выделите необходимый объект щелчком левой кнопки мыши и выберите команду Файл, Экспорт
(File, Export) или щелкните по объекту правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Экспорт
(Export).
- Появится диалоговое окно Экспорт объекта
(Export To). В раскрывающемся списке Типы
(Save as type) выделите элемент Документы XML
(XML Documents). В поле Имя файла
(File name) введите название документа HTML и нажмите кнопку Экспорт
(Export).
- Появится диалоговое окно Экспорт XML
(Export XML) (рис. 12.9).
- Это диалоговое окно содержит три флажка для трех составляющих документа XML: данных, схемы данных и представления данных (о них см. разд. "Формат XML в Microsoft Office 2002" данной главы).
Установите флажки для тех частей документа XML, которые необходимо получить в результате экспорта. Например, если установить одновременно флажки данные (XML)
(Data (XML)) и схема данных
(Schema of the data), то схема данных будет экспортирована и сохранена отдельно от файла данных XML, в файле XSD. Для таблиц можно экспортировать только данные или их структуру или данные и структуру вместе и не экспортировать представление таблицы в виде Web-страницы: флажок презентация данных
(XSL) (Presentation of your data (XSL)) можно снять.
Рис. 12.9.
Диалоговое окно Экспорт XML
Замечание
Флажок данные (XML) следует сбросить лишь в том случае, если вы хотите экспортировать только новое представление объекта базы данных, а данные были экспортированы в файл XML раньше. Иначе при открытии полученной Web-страницы будет выдано сообщение об ошибке подключения к источнику данных, а сама страница окажется практически пустой.
- Чтобы установить дополнительные параметры преобразования, нажмите кнопку Дополнительно
(Advanced) (рис. 12.10).
Рис. 12.10.
Вкладка Данные
диалогового окна Экспорт XML
- Кроме того, это диалоговое окно содержит еще две вкладки для двух оставшихся составляющих документа XML: схемы данных и представления данных. На каждой из этих вкладок можно установить флажок, позволяющий экспортировать соответствующую часть документа XML, указать путь и имя файла, в котором будет сохранена эта часть документа, и задать некоторые дополнительные параметры:
- на вкладке Данные
(Data) с помощью раскрывающегося списка Кодировка
(Encoding) можно выбрать кодировку для сохранения содержимого страницы;
- на вкладке Схема
(Schema) с помощью переключателей можно выбрать, экспортировать ли структуру данных в отдельный файл XSD или внедрить ее в файл XML вместе с данными;
Рис. 12.11.
Отчет "Счет", открытый в базе данных
- на вкладке Презентация
(Presentation) с помощью переключателей можно выбрать формат представления Web-страницы: обрабатываемый на стороне клиента HTML или на стороне сервера ASP. Если экспортируемый объект содержит рисунки, которые необходимо включить в результирующий документ, можно указать имя папки, в которой они расположены. На этой же вкладке есть поле для ввода имени файла XSL с описанием оформления страницы. Если указанный файл не существует, Access 2002 создаст файл в формате XSL описанием внешнего представления документа (разработчик может использовать его в дальнейшем как основу для разработки файла в формате XSLT для преобразования документа XML в другой формат).
Если потребуется дополнительная информация о представлении данных в формате XML, нажмите кнопку Справка
(Help). Информацию о разработке и преобразовании документов XML можно найти на Web-узле Microsoft для разработчиков: http://msdn.microsoft.com/ .
Рис. 12.12.
Отчет "Счет", данные которого преобразованы в формат XML, открытый в Internet Explorer
- Нажмите кнопку ОК.
- Если предложенные параметры преобразования не были изменены, в результате будут созданы три файла: XML - с данными, XSL - со стилями и НТМ - с представлением преобразованного объекта. Чтобы открыть полученную Web-страницу, требуется открыть в Internet Explorer файл НТМ или ASP, в зависимости от того, какой формат представления был выбран..
К сожалению, подчиненные формы и отчеты, а также связанные рисунки не будут добавлены в документ XML, полученный из объекта базы данных. Однако простые объекты с внедренными рисунками, экспортированные в формат XML, будут выглядеть практически точно так же, как исходные в Access. Вы можете в этом убедиться, сравнив, к примеру, исходный и преобразованный в формат XML отчет "Счет" (Invoice) из базы данных "Борей" (Northwind) (рис. 12.11 и 12.12).
Если данных в источнике данных выбранного объекта много, загрузка Web-страницы в программу просмотра Интренета может занять существенное время.
Замечание
Поскольку сами данные, содержащиеся в таком документе Web, полностью хранятся "в файле XML, нет нужды в доступе к базе данных, из которой изначально были взяты эти данные (как, например, и в случае преобразования отчета в формат XML). Это означает, что для обеспечения доступа к такому документу достаточно поместить только упомянутый набор файлов, содержащих описание этого документа, на сервер Web. С другой стороны, это означает, что изменение данных в таком документе возможно лишь с помощью приложений, имеющих доступ к файлу XML и способных воспринять этот формат.
После импорта данных XML, сопоставления данных с ячейками листа и внесения изменений в данные часто бывает нужно экспортировать или сохранить данные в виде XML-файла.
Важно:
Экспорт данных XML (с не более 65 536 строк)
Экспорт данных XML (для более 65 536 строк)
Найдите разность общего количества строк в файле и числа 65 537. Обозначим это число как x.
Удалите x строк с начала листа Excel.
Экспортируйте лист в виде файла данных XML (смотрите в предыдущем разделе процедуры).
Нажмите кнопку Закрыть
, но не сохранить
лист. Снова откройте лист Excel.
Удалите все, кроме первых x строк, а затем экспортируйте в виде файла данных XML (смотрите в предыдущем разделе процедуры).
Эта процедура позволит оставшейся части строки. На данный момент имеется два файлы Экспорт XML, объединяющие Создание дубликата исходного листа.
Сохранение данных XML в сопоставленных ячейках в файле данных XML
Если нужно обеспечить обратную совместимость с более ранними версиями функциональности XML, можно сохранить файл в виде файла данных XML, а не использовать команду Экспорт
.
Примечание:
Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.
Распространенные проблемы при экспорте данных XML
При экспорте данных XML могут появляться сообщения, подобные приведенным ниже.
Эту карту XML можно экспортировать, но некоторые необходимые элементы не сопоставлены
Такое сообщение может появиться по следующим причинам.
На карте XML, связанной с этой XML-таблицей, есть один или несколько необходимых элементов, которые с ней не сопоставлены.
В иерархическом списке элементов в области задач "Источник XML" необходимые элементы выделены красной звездочкой. Она находится в верхнем правом углу значка, который расположен слева от элемента. Чтобы сопоставить необходимый элемент, перетащите его туда, где он должен отображаться.
Элемент представляет собой рекурсивную структуру.
Типичный пример рекурсивной структуры - иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. Возможно, вы сопоставили все элементы в области задач "Источник XML". Но Excel не поддерживает рекурсивные структуры глубиной более одного уровня, поэтому сопоставить все элементы не удастся.
XML-таблица содержит смешанное содержимое.
Смешанное содержимое возникает, когда элемент содержит дочерний элемент и простой текст за пределами дочернего элемента. Это часто бывает в случае, когда теги форматирования (например, теги полужирного начертания) используются для пометки данных внутри элемента. Дочерний элемент может отображаться (если он поддерживается в Excel), но текстовое содержимое теряется при импорте данных и недоступно при экспорте, т. е не используется ни при прямой, ни при обратной операции.
Невозможно экспортировать карты XML в книге
Карту XML не удастся экспортировать, если невозможно сохранить отношения сопоставленного элемента с другими элементами. Отношение может не сохраниться по следующим причинам.
Определение схемы сопоставленного элемента содержится в последовательности со следующими атрибутами:
Неповторяющиеся элементы одного уровня с одним и тем же повторяющимся родительским элементом сопоставлены с разными XML-таблицами.
Несколько повторяющихся элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей, и повторение не определено предком.
Дочерние элементы разных родительских элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей.
Кроме того, невозможно экспортировать карту XML, если она содержит одну из следующих конструкций схемы XML.
Список списков.
В одном списке элементов есть другой список элементов.
Ненормированные данные.
XML-таблица содержит элемент, который в соответствии с определением в схеме должен встречаться один раз (атрибуту maxoccurs
присвоено значение 1). При добавлении такого элемента в XML-таблицу Excel заполнит столбец таблицы несколькими его экземплярами.
Выбор.
Сопоставленный элемент является частью конструкции схемы
.
Похожие публикации
