Ограничен набор значений в ячейке excel. Excel. Использование раскрывающегося списка для ограничения допустимых записей. Особенности проверки данных
Excel for Office 365 Excel for Office 365 for Mac Excel for the web Excel 2019 Excel 2016 Excel 2019 for Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 for Mac Excel for Mac 2011 Excel Starter 2010 More... Less
You can use data validation to restrict the type of data or the values that users enter into a cell. One of the most common data validation uses is to create a drop-down list .
If you"re creating a sheet that requires users to enter data, you might want to restrict entry to a certain range of dates or numbers, or make sure that only positive whole numbers are entered. Excel can restrict data entry to certain cells by using data validation, prompt users to enter valid data when a cell is selected, and display an error message when a user enters invalid data.
Restrict data entrySelect the cells where you want to restrict data entry.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: Protect a workbook .
In the Allow box, select the type of data you want to allow, and fill in the limiting criteria and values.
Note: The boxes where you enter limiting values will be labeled based on the data and limiting criteria that you have chosen. For example, if you choose Date as your data type, you will be able to enter limiting values in minimum and maximum value boxes labeled Start Date and End Date .
Select the cells where you want to prompt users for valid data entries.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .
On the Input Message tab, select the Show input message when cell is selected check box.
In the Title
In the Input message box, type the message that you want to display.
Select the cells where you want to display your error message.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .
On the Error Alert tab, in the Title box, type a title for your message.
In the Error message box, type the message that you want to display if invalid data is entered.
Do one of the following:
|
Require users to fix the error before proceeding |
|
|
Warn users that data is invalid, and require them to select Yes or No to indicate if they want to continue |
|
|
Warn users that data is invalid, but allow them to proceed after dismissing the warning message |
Important |
Prompt users for valid entries
When users click in a cell that has data entry requirements, you can display a message that explains what data is valid.
Display an error message when invalid data is entered
If you have data restrictions in place and a user enters invalid data into a cell, you can display a message that explains the error.
Add data validation to a cell or a range
Note: The first two steps in this section are for adding any type of data validation. Steps 3-7 are specifically for creating a drop-down list.
Select one or more cells to validate.
On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation .
On the Settings tab, in the Allow box, select List .
In the Source box, type your list values, separated by commas. For example, type Low,Average,High .
Make sure that the In-cell dropdown check box is selected. Otherwise, you won"t be able to see the drop-down arrow next to the cell.
To specify how you want to handle blank (null) values, select or clear the Ignore blank check box.
Test the data validation to make sure that it is working correctly. Try entering both valid and invalid data in the cells to make sure that your settings are working as you intended and your messages are appearing when you expect.
After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if the cell is wide enough to show all your entries.
Remove data validation - Select the cell or cells that contain the validation you want to delete, then go to Data > Data Validation and in the data validation dialog press the Clear All button, then click OK .
Adding other types of data validation
The following table lists other types of data validation and shows you ways to add it to your worksheets.
|
Restrict data entry to whole numbers within limits. |
Follow steps 1-2 above. From the Allow list, select Whole number . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to set upper and lower limits, select between . Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. You can also enter a formula that returns a number value. For example, say you"re validating data in cell F1. To set a minimum limit of deductions to two times the number of children in that cell, select greater than or equal to in the Data box and enter the formula, =2*F1 , in the Minimum box. |
|
Restrict data entry to a decimal number within limits. |
|
|
Restrict data entry to a date within range of dates. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Date . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow dates after a certain day, select greater than . Enter the start, end, or specific date to allow. You can also enter a formula that returns a date. For example, to set a time frame between today"s date and 3 days from today"s date, select between in the Data box, enter =TODAY() in the Start date box, and enter =TODAY()+3 in the End date box. |
|
Restrict data entry to a time within a time frame. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Time . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow times before a certain time of day, select less than . Enter the start, end, or specific time to allow. If you want to enter specific times, use the hh:mm time format. For example, say you have cell E2 set up with a start time (8:00 AM), and cell F2 with an end time (5:00 PM), and you want to limit meeting times between those times then select between in the Data box, enter =E2 in the Start time box, and then enter =F2 in the End time box. |
|
Restrict data entry to text of a specified length. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Text Length . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow up to a certain number of characters, select less than or equal to . In this case we want to limit entry to 25 characters, so select less than or equal to in the Data box and enter 25 in the Maximum box. |
|
Calculate what is allowed based on the content of another cell. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select the type of data that you want. In the Data box, select the type of restriction that you want. In the box or boxes below the Data box, click the cell that you want to use to specify what is allowed. For example, to allow entries for an account only if the result won"t go over the budget in cell E1, select Allow >Whole number, Data , less than or equal to, and Maximum >= =E1 . |
Examples of formulas in data validation
|
The cell that contains a product ID (C2) always begins with the standard prefix of "ID-" and is at least 10 (greater than 9) characters long. |
=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9)  |
|
The cell that contains a product name (D2) only contains text. |
=ISTEXT(D2)  |
|
The cell that contains someone"s birthday (B6) has to be greater than the number of years set in cell B4. |
=IF(B6= =E1 . |
Примеры формул для проверки данных
Примечания:
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля "Данные" не играет роли.
Снимки экрана в этой статье взяты Excel 2016; но функциональность одинакова в Excel в Интернете.
|
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса "ID-" и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков. |
= И (LEFT (C2; 3) = "ID-"; ДЛСТР (C2) >9)  |
|
|
=ЕТЕКСТ(D2)  |
||
|
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4. |
=ЕСЛИ(B6100;D2D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ) |
При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек (C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ) |
|
Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали значения |
=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$20;A1)=1 =ПОИСКПОЗ(A1;$A:$A;0)=СТРОКА(A1) |
Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А |
|
Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта (B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков. |
=И(ЛЕВСИМВ(B5;3)="ID-"; ДЛСТР(B5)>9) |
Проверку данных вводим для ячейки B5 |
При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).
При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы (123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать .
В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.
В отличие от обычного примечания (Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.
После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .
В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование .
Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .
В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.
F. Как срабатывает Проверка данныхПроверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.
Если значения вставляются через Буфер обмена (Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .
Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк - ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.
Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER - появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.
Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).
G. Поиск ячеек с Проверкой данныхЕсли на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).
Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
ВидеоНа новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Подсказка по вводу .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
Работа с раскрывающимся списком
изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel .
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
См. такжеПосле создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить,
Функция ИЛИ возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.
Синтаксис
ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; ...)
Логическое_значение1, логическое_значение2, ... - от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.
Внимание!
Аргументы должны принимать логические значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) или быть массивами или ссылками, содержащими логические значения. Массив - объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.
Если заданный интервал не содержит логических значений, то функция ИЛИ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.
Можно использовать функцию ИЛИ как формулу массива, чтобы проверить, имеются ли значения в массиве. Чтобы ввести формулу массива, нажмите кнопки CTRL+SHIFT+ENTER.
Пример
| A | B | |
| 1 | Формула | Описание (результат) |
| 2 | =ИЛИ(ИСТИНА) | Один аргумент имеет значение ИСТИНА (ИСТИНА) |
| 3 | =ИЛИ(1+1=1;2+2=5) | Все аргументы принимают значение ЛОЖЬ (ЛОЖЬ) |
| 4 | =ИЛИ(ИСТИНА;ЛОЖЬ;ИСТИНА) | По крайней мере один аргумент имеет значение ИСТИНА (ИСТИНА) |
Еще про Excel.
Определение данных, допустимых для ввода в ячейки
1. Выберите ячейку, которую требуется проверить.
2. Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.
3. Определите требуемый тип проверки.
Разрешить ввод только значений из списка
1. В списке Тип данных выберите вариант Список.
2. Щелкните в поле Источник и выполните одно из следующих действий:
чтобы определить список локально, введите значения списка, разделяя их запятыми;
чтобы использовать диапазон ячеек, которому назначено имя, введите знак равенства (=), а затем - имя диапазона;
3. Установите флажок Список допустимых значений.
Разрешить ввод значений, находящихся в заданных пределах
3. Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Разрешить числа без ограничений
1. В списке Тип данных выберите вариант Целое число или Действительное.
2. В списке Значение выберите требуемое ограничение. Например, чтобы установить нижнюю и верхнюю границы, выберите значение между.
3. Введите минимальное и максимальное разрешенные значения, или определите значение.
Разрешить даты и время в рамках определенного интервала времени
1. В поле Разрешить выберите Дата или Время.
2. В поле Данные выберите требуемое ограничение. Например, чтобы разрешить даты после определенного дня, выберите значение больше.
3. Введите начальную, конечную или определенную дату или время.
Разрешить текст определенной длины
1. Выберите команду Длина текста в окне Тип данных.
2. В поле Данные выберите требуемое ограничение. Например, чтобы установить определенное количество знаков, выберите значение меньше или равно.
3. Укажите минимальную, максимальную или определенную длину для текста.
Подсчет допустимых значений на основании содержимого другой ячейки.
1. Выберите требуемый тип данных в списке Тип данных.
2. В поле Данные выберите требуемое ограничение.
3. В поле или полях, расположенных под полем Данные, выберите ячейку, которую требуется использовать для определения допустимых значений. Например, чтобы допустить ввод сведений для счета, только если итог не превышает бюджет, выберите значение Число десятичных знаков в раскрывающемся списке Тип данных, выберите значение меньше или равно в раскрывающемся списке Данные, а в поле Максимум выберите ячейку, содержащую сумму бюджета.
Использование формулы для подсчета допущений
1. Выберите тип Другой в окне Тип данных.
2. В поле Формула введите формулу для расчета логического значения (ИСТИНА для корректных данных или ЛОЖЬ для некорректных данных). Например, чтобы допустить ввод значения в ячейку для счета пикника только в случае, если ничего не финансируется за дискреционный счет (ячейка D6), и общий бюджет (D20) также меньше, чем выделенные 40000 р., можно ввести =AND(D6=0;D20
4. Определите, может ли ячейка оставаться пустой.
Если допускаются пустые (нулевые) значения, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Если не допускается ввод пустых (нулевых) значений, снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Примечание . Если допустимые значения заданы диапазоном ячеек с назначенным именем, в котором имеется пустая ячейка, установка флажка Игнорировать пустые ячейки позволит вводить в проверяемую ячейку любые значения. Это также верно для любых ячеек, на которые ссылаются формулы проверки: если любая ячейка, на которую указывает ссылка, пуста, то при установленном флажке Игнорировать пустые ячейки в проверяемую ячейку можно вводить любые значения.
5. Чтобы при выделении ячейки отображалось дополнительное сообщение для ввода, перейдите на вкладку Сообщение и установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, после чего укажите заголовок и введите текст для сообщения.
6. Определите способ, которым Microsoft Excel будет сообщать о вводе неправильных данных.
Инструкции
1. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и установите флажок Выводить сообщение об ошибке.
2. Выберите один из следующих параметров для поля Вид.
Для отображения информационного сообщения, не запрещающего ввод неправильных данных, выберите значение Сведения.
Для отображения предупреждения, не запрещающего ввод неправильных данных, выберите значение Предупреждение.
Чтобы запретить ввод неправильных данных, выберите значение Стоп.
3. Укажите заголовок и введите текст для сообщения (до 225 знаков).
Примечание . Если заголовок и текст не введены, по умолчанию вводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен.»
Примечание . Применение проверки вводимых в ячейку значений не приводит к форматированию ячейки.
