Как построить таблицу дерево в access. Объекты базы данных

Для запуска MS Access в главном меню MS Windows (кнопка Пуск )выбирают Все п рограммы (All Programs ) / MS Access / Создание / Новая база данных .

Откроется окно Файл базы данных , в котором следует указать место сохранения базы данных, имя базы данных и нажать кнопкуСоздать . Сохранить файл базы данных необходимо до создания таблиц, т. е. создать пустую базу данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, запросы, отчеты.

Способы создания таблицы

В MS Access вся информация хранится в виде таблиц. Таблицей является совокупность данных, которые относятся к одному информационному объекту. Каждому информационному объекту соответствует отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Каждая строка таблицы называется запись , а столбец – поле . Запись включает в себя набор данных об одном объекте, например, код товара, наименование товара, цена товара. Поле содержит однородные данные о всех объектах, например, коды всех занесенных в таблицу товаров. Количество полей в записи и их тип определяются в процессе проектирования базы данных.

Для создания таблицы следует открыть базу данных и на вкладке Таблица щелкнуть на кнопкеСоздать.

Откроется диалоговое окно Новая таблица .В этом окне можно выбрать один из пяти возможных способов создания таблицы:

Режим таблицы (Datasheet View ) – таблица создается путем ввода имен полей в заголовок каждого столбца;

Конструктор (Design View ) – таблица создается путем составления списка имен полей и задания свойств каждого поля;

Мастер таблиц (Table Wizard ) – таблица создается автоматически с помощью программы-мастера, которая предлагает выбрать поля из списка и содержит заголовки для различных видов таблиц (свыше 100);

Импорт таблиц (Import Table ) – таблица создается путем импорта данных из другой базы или из другой электронной таблицы;

Связь с таблицами (Link Table ) – таблица создается путем установления связей с таблицей, существующей в другой базе данных.

Если речь идет о создании новой таблицы, то удобнее всего воспользоваться для этого режимомКонструктора (Design View ). Этот способ позволяет одновременно задать поля будущей таблицы и назначить свойства этих полей.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Для создания таблицы в режиме Конструктора необходимо выбрать строку Конструктор в окнеНовая таблица и нажать кнопкуОК . Откроется окно конструктора таблицы (Рисунок 1 .1).

Рисунок1.1 − Создание таблицы в режиме Конструктора

Окно Конструктора таблицы имеет следующую структуру:

– столбец маркировки. Черный треугольник в этом столбце указывает на ту строку, в которой в данный момент находится курсор ввода; значок ключа – на то, что данное поле является ключевым;

– столбец Имя поля;

– столбец Тип данных;

– столбец Описание.

В нижней левой части окна Конструктора представлены свойства поля, на котором стоит курсор.

В нижней правой части окна Конструктора отображается справочная информация о допустимых на каждом этапе проектирования действиях.

Определение имен полей и типов данных

Имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и прямых скобок. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами, посколькуAccessидентифицирует поле по его имени.

Тип данных указывает, какие данные могут быть введены.MS Access позволяет выбрать один из следующих типов данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени;

Денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование − для порядковой нумерации записей;

Логический – для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет);

Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектовOLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей Мемо, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной);

Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это метод, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

По умолчанию устанавливается тип данных Текстовый . Чтобы изменить тип данных, надо щелкнуть мышью на строке поля в столбцеТип данных , после чего щелкнуть на кнопке раскрывающийся список и выбрать из раскрывающегося списка нужный тип данных.

Цель работы:

1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.

2. Заполнить таблицы записями

3. Установить связи между таблицами (1 - 1; 1 - ?; ? - ?)

Выполнение работы.

Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.

v Создание структуры таблиц.

Открыв MS Access , мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.

1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:

ь Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей - поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.

ь В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.

ь Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.

ь Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово> .

2. Создание структуры таблиц с помощью Конструктора.

ь Создание имен полей, типов полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.

ь Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле. Команда Правка - Ключевое поле . В таблице напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является ключевым.

ь Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходим в режим таблицы (Вид - Режим таблицы) и заполнить ее.

3. Создание таблицы путем ввода данных. Этот способ является более простым и наглядным

ь В появившемся окне находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.

ь Создание ключевого поля. Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора - команда меню Вид - Конструктор . Выделить поле Код Правка - Ключевое поле .

ь Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.

v Создание связей между таблицами.

Связывание таблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис - Схема данных . В появившемся диалоговом окне Схема данных добавить таблицы, которые нужно связать: Связи - Добавить таблицу . В окне Добавление таблиц выбрать связываемые таблицы и нажать Добавить . Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи (ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей . Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадать тип данных.

Условие целостности данных - это набор правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.

Ограничения:

1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.

2. Нельзя удалять записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

3. Нельзя изменять значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.

Затем нажать кнопку Создать . После этого окно Схема данных примет иной вид.

В MS Access существует 4 типа связей:

Ш «один-к-одному» - одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды услуг и Расценка на заработную плату.)

Ш «один-ко-многим» - каждая запись главной (первой) таблицы может быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У нас так связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)

Ш «многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так связана таблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители.)

Ш «многие-ко-многим» - каждая запись главной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собой две связи 1 - ? через третью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и связующей таблицей. (В нашем случае это связь между таблицами Посетители и Виды услуг через Вспомогательную)

Изменение существующей связи. Закрыть все таблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схема данных, нажать кнопку Отобразить таблицу , выбрать нужную таблицу и нажать Закрыть . Далее установить указатель на линию связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемся окне Изменение связей .

Удаление связи. Нажать Схема данных, выделить мышью линию связи, которую нужно удалить. Нажать клавишу .

Вывод: мы научились разрабатывать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, и устанавливать связи между этими таблицами.

Рассмотрим последовательность действий, когда перед нами стоит задача — создание таблиц в MS Access.

Напомним, что все объекты базы данных Access создаются и сохраняются в одном файле, который создается щелчком мыши в стартовом окне Access на значке Новая база данных (Blank Database). При этом в разделе Новая база данных (Blank Database) задается имя базы данных и выбирается папка, в которой нужно сохранить файл базы данных. В результате открывается окно новой пустой базы данных.

Создание структуры таблицы

Начнем создание таблицы ТОВАР с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. На вкладке ленты Создание (Create) в группе Таблицы (Tables) выполним команду Конструктор таблиц (Table Design).

В окне конструктора Таблица1 (Table1) (рис. 3.15) в соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры определим все поля таблицы ТОВАР.

Для каждого поля таблицы ТОВАР определим Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и на вкладке Общие (General) зададим свойства полей:

для текстовых полей в свойстве Размер поля (Field Size) зададим размеры, указанные в соответствующем столбце табл. 3.1;
для числового поля СТАВКА_НДС выберем в свойстве:
- Размер поля (Field Size) - Одинарное с плавающей точкой (Single);
- Формат поля (Format) - Процентный (Percent). При отображении одинарных с плавающей точкой чисел, для которых выбран встроенный формат поля Процентный (Percent), их значения умножаются на 100 и к ним добавляется знак процента. При этом ввод ставки НДС должен осуществляться в формате отображения, например, 15%, 7,5%;
- Число десятичных знаков (Decimal Places) - 0;
для поля ЦЕНА выберем в свойстве:
- Формат поля (Format) - Денежный (Currency). Денежные суммы будут отображаться в соответствии с установленными по умолчанию в Microsoft Windows региональными параметрами в виде 123 456 789,00р.; Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байтов;
- Число десятичных знаков (Decimal Places) - 2;
свойства Подпись (Caption), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text) - для каждого из полей зададим, как указано в табл. 3.1:
- в поле СТАВКА_НДС будут сохраняться числовые данные Одинарное с плавающей точкой (Single), поэтому в условии на значение должны использоваться соответствующие значения и нельзя вводить их в формате отображения, т. е. в нашем случае в процентах;
для полей с числовыми данными ЦЕНА и СТАВКА_НДС задайте свойство Значение по умолчанию (Default Value), например, равное 0. Это позволит правильно выполнять арифметические операции с этими полями;
дополните таблицу ТОВАР вычисляемым полем, которое будет содержать цену с НДС. Для этого задайте имя поля, например Цена с НДС, выберите тип данных Вычисляемый (Calculated). Откроется построитель выражений, где, выбирая поля, имеющиеся в таблице ТОВАР, и знаки операторов, постройте выражение ЦЕНА+ЦЕНА*СТАВКА_НДС . Это же выражение будет записано в соответствующую строку общих свойств поля. Можно записать или откорректировать выражение в этом свойстве, не прибегая к помощи построителя. Выберите для свойства поля Тип результата (Result Type) значение Денежный (Currency).

ЗАМЕЧАНИЕ
Если в некоторых записях таблицы не будет введено значение цены или ставки НДС, и для значения по умолчанию не было указано никаких числовых данных, результат в вычисляемом поле не отобразится. Это связано с тем, что при отсутствии значения в поле оно получает значение Null , с которым не могут производиться вычисления.

Условие на значение, которое заносится в свойство поля, является выражением. Оно может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 3.16). Построитель вызывается в окне конструктора таблиц (см. рис. 3.15) при нажатии кнопки, расположенной справа от строки Условие на значение (Validation Rule), в которую должно быть введено выражение. Построитель можно вызвать и командой Построитель (Builder) на панели конструктора в группе Сервис (Tools).

ЗАМЕЧАНИЕ
Для ввода операторов «больше равно» и «меньше равно» существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам.

После ввода выражения в окно построителя и нажатия кнопки OK Access выполнит синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение (Validation Rule).

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле КОД_ТОВ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле (Primary Key) на вкладке ленты Конструктор (Design) в группе Сервис (Tools) (см. рис. 3.14). Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

ЗАМЕЧАНИЕ
Для инвентарных номеров и других номеров или кодов, которые часто выступают в качестве ключей и не используются в математических вычислениях, вместо числового целесообразно выбрать текстовый тип данных.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице - ТОВАР. Для этого выполним команду Сохранить (Save) в контекстном меню таблицы, на Панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) или на вкладке Файл (File). В окне Сохранение (Save As) введем имя таблицы (рис. 3.17).

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных .

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие . Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать . В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым . Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена . В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков , равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель . Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле .

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики , в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора .

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Access конструирует в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы, отчеты.

Множество мастеров Access 7.0 помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию, разработать формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы БД и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных.

Пакет Microsoft Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что приводит к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.

Таблицы – создаются пользователем данных для их хранения по одному объекту модели данных предметной области.

Запросы необходимы для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью:

Запросов по образцу (QBE),

Языка структурирования запросов (SQL).

С помощью запросов можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе существующих.

Формы предназначены для ввода, просмотра, корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в приложении. Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений.

В MS Access 2000 добавлен новый объект Страницы доступа к данным, предназначенные для просмотра и работы через Internet или интрасеть с данными, хранящими в БД Access или БД MS SQL Server. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web страниц и может включать также данные из других источников, таких, как MS Excel.

Диалоговое окно Access содержит:

Строку заголовка;

Строку меню;

Панели инструментов;

Строку состояния;

Рабочее поле.

Создание базы данных . Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду Файл/Создать . Затем выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «База данных». В открывающемся диалоговом окне необходимо указать имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду Файл/Открыть . Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко все содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям и страницам доступа к данным.

Работа с БД в Access начинается с создания таблиц.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1) определяется структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей;

2) проводится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц.

Режим Конструктора.

Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий, а также общие свойства).

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.

В Access допускается использование следующих основных типов данных:

Текстовый;

Мемо (текст большого размера);

Числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»);

Денежный;

Дата/время;

Счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);

Логический;

Поле объекта OLE.

Список типов полей вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.

Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Свойства полей:

· Размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;

· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати;

· Число десятичных знаков задает число знаков после запятой для числового и денежного типов данных;

· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовке таблиц, форм, отчетов;

· Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;

· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушение условия на значение.

Определение первичного ключа. Для создания связи между таблицами необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы. Для этого выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка «Ключевое поле». Для ключевого поля автоматически строится индекс, который всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

После определении структуры таблицы ее надо сохранить с пустым именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей.Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки «Представление таблицы».

Ввод данных в таблицу.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.

При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно – многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблиц необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.

После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.

Схема данных в Access.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.

Взаимосвязи таблиц. Схемаданных задает структуру БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один ко многим от главной таблице к подчиненной.

Связи – объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи – объединения. Связь – объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производятся объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:

Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.

Создание схемыданных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис/Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.